График отпусков утверждается работодателем не позднее. Что необходимо знать для правильного составления графика отпусков

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

• на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
• в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
• срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
• срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

• работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

• удлиненный отпуск (30 календарных дней);
• дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
• дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

• в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
• часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
• в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

График отпусков – это документ, согласно которому работающим гражданам предоставляется ежегодный отпуск. В ч. 2 ст. 123 Трудового Кодекса РФ говорится, что он обязателен к исполнению. График нужно утвердить не позднее, чем за 14 дней до начала нового календарного года (ст. 123 Трудового Кодекса РФ). Организация обязана предоставить работнику отпуск, а работник должен «отгулять» его именно в период, указанный в документе. За несвоевременное составление графика предприятию грозят штрафные санкции и административная ответственность.

Форма графика

Типовая форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», там же даются разъяснения по ее заполнению.

График состоит из реквизитной и табличной части. В реквизитной указывается наименование предприятия, код ОКПО, номер документа, дата составления и календарный год, на который он готовится.

Основанием для составления документа могут служить как личные заявления работающих, так и распоряжение руководителя, учитывающее пожелания сотрудников. На протяжении календарного года в акт могут вноситься изменения путем издания приказа или утверждения приложения.

Данные в табличной части могут группироваться по алфавиту, согласно подчиненности или по очередности предоставления отпусков.

Заполняя графу «Количество календарных дней», следует указывать общее количество дней ежегодного отпуска, включая дополнительные дни. Также по соглашению сторон отдых может быть разделен на части, каждая из которых не должна быть не менее 14 дней.

Как составить график

На предприятии с большой численностью удобнее будет составлять акт на каждое структурное подразделение отдельно, объединив его потом в общий сводный документ. В организации с маленькой численностью можно обойтись одним документом.

Следует узнать, когда сотрудникам удобнее будет уйти отдыхать. Законодательство РФ выделяет группу лиц, отпуск которым работодатель обязан предоставить по их желанию, независимо от рабочего стажа в компании:

• несовершеннолетним лицам (ст.267 ТК РФ);
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ст.260 ТК РФ);
• сотруднику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);
• совместителю, уходящему отдыхать по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
• супругам военнослужащих – по желанию в одно время с отпуском военнослужащих (ст.11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• лицам, пострадавшим от чернобыльской катастрофы (ст.14, 15, 17 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) и др.

Предоставление отпусков остальным работникам производится на основании ст. 121 Трудового Кодекса РФ. Свое право на первый ежегодный отпуск сотрудник может реализовать, отработав 6 месяцев в организации.

Унифицированная форма графика отпусков Т-7 содержит 10 граф.

Перед утверждением акта нужно заполнить графы 1-6.

Графа 4 «Табельный номер» заполняется, если работникам присваиваются табельные номера.

Наименование подразделений и должностей граждан, работающих в организации, в документе должны соответствовать утвержденному штатному расписанию.

Графы 7-10 следует заполнять после использования отпуска сотрудником. Важно знать, что фактическая дата отпуска вносится после его окончания. Основанием для ухода сотрудника является приказ о предоставлении отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются, если дата отдыха переносится. Данные в них вносятся на основании заявления сотрудника и изданного приказа о переносе. Статьей 123 Трудового Кодекса РФ определена возможность переноса ежегодного отпуска. Например, при уведомлении работника о его начале позже установленного законом срока, нарушении сроков выплаты отпускных, а также при серьезных потерях, грозящих компании в результате отсутствия работника.

Графа «Примечание» заполняется, если отпуск работнику не предоставлялся, был продлен, либо работник был отозван, для указания оснований предоставления отпуска, превышающего 28 дней, а также в других случаях.

На основании соответствующих документов работодатель может вносить в форму Т-7 дополнительные реквизиты и графы. К примеру, может добавляться графа ознакомления сотрудника с актом. Но даже при отсутствии такого дополнения работодатель обязан известить сотрудника о предстоящем отпуске за 14 календарных дней до его начала. Так, график отпусков на 2014 годдолжен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 года.

После утверждения документа он становится обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений.

Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель не обязан знакомить работников с данным документом. Главное – известить сотрудника о начале отдыха с помощью уведомления, на котором нужна его подпись (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, работник узнает о дате своего отпуска не из графика, а из специального извещения, составленного и утвержденного работодателем.

Что должно учитываться при составлении графика отпусков?

• требования трудового законодательства, касающиеся определенных категорий работающих граждан, обязывающие предоставлять отдых в удобное для них время;
• пожелания самих работников;
• мнение выборного профсоюзного органа;
• важность обеспечения исправной работы предприятия.

Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации

Для предотвращения споров, касающихся реализации права на отдых, график можно закрепить локальными нормативными актами. С этой целью в коллективном трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка указываются все стадии составления документа – от заполнения «опросного листа» до уведомления сотрудника о начале ежегодного отпуска.

Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом

Неправильно оформленный акт создает проблемы при начислении отпускных, нарушает производственный процесс, затрудняет поиск замены уходящему сотруднику.

Нарушение сроков утверждения документа, а также его отсутствие влечет за собой применение штрафных санкций, так как является административным правонарушением (ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может налагаться штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней, на предпринимателей без образования юридического лица – штраф от 1 000 до 5 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней.

Распространенные ошибки, допускаемые в графике отпусков:

• нарушение сроков составления документа;
• непредставление категориям работников, определенным законодательством, права на отдых в подходящее для них время;
• отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
• игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
• нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
• отсутствие в акте изменений, связанных с приемом новых работников.

Важны ли пожелания работника при составлении документа

Чтобы избежать трудовых споров, целесообразным будет составление опросного листа. В нем можно указать фамилию и инициалы каждого работающего, должность, дату начала и окончания отпускного периода (или его частей), подпись работника и дату заполнения.

Если все же случилось так, что даты отпуска в графике и в опросном листе различаются, можно получить от сотрудника письменное подтверждение его согласия с указанным отпускным периодом.

Перенос времени отдыха

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении ежегодного отпуска. В исключительных случаях он может быть перенесен на другое удобное для работника время, но только с его согласия. Но при любых обстоятельствах сотрудник должен реализовать право на отдых не позднее, чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который отпуск должен предоставляться. Если он соглашается на перенос времени отпуска – работодателем оформляется соответствующий приказ. При отказе от переноса работник идет отдыхать в период, указанный в графике.

Если инициатива о переносе отпускного периода исходит от работника, ему необходимо написать заявление с указанием причин, повлекших изменение даты. В этом случае на перенос времени отпуска требуется согласие работодателя.

В соответствии со ст. 124 Трудового Кодекса РФ, отпускной период переносится или продлевается в случае болезни сотрудника, подтвержденной листком временной нетрудоспособности, выполнения работником во время отдыха государственных обязанностей (если эти обязанности согласно законодательству предусматривают освобождение от работы), а также в других случаях, установленных законом.

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:

• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.

Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.

Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Утверждение графика

Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.

Совет

Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?

Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Внесение изменений

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Внесение дополнений

Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

Порядок оформления расписания отпусков

Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

• При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
• Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
• Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
• Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.

Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

К плановым отпускам ТК РФ относит:

• Основной (статья 114);
• Дополнительный (статья 116);
• Отдых за предыдущий год;
• Отдых при работе по совместительству (статья 286).

Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

Правила подготовки

Расписание времени отдыха составляется с учетом следующих критериев:

• Пожелания работников. Начальники подразделений собирают указанную информацию и передают в отдел кадров. Сотрудники ОК с учетом полученных сведений, норм трудового законодательства и особенностей деятельности учреждения составляют общий план. Пример приказа о подготовке графика можно скачать ниже;
• Нормы ТК РФ предоставляющие приоритетное право выбора времени отдыха. К ним относятся:

1. Сотрудники, не достигшие совершеннолетия (статья 267);
2. Граждане, которые исполняют трудовые обязанности по совместительству (статья 286);
3. Женщины, отправляющиеся в декрет (статья 260);
4. Мужья во время декрета супруги (статья123);
5. Лица, усыновившие ребенка младше трех месяцев (статья 122);
6. Отец или мать (опекун или попечитель), сопровождающий малолетнего или несовершеннолетнего ребенка, поступающего в ВУЗ, расположенный в другом регионе (статья 322);
7. Мать, у которой два и более ребенка, младше 12 лет;
8. Герои ССР, Герои РФ;
9. Инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий;
10. Жены военнослужащих (статья 11 ФЗ «О статусе военнослужащих»);
11. Чернобыльцы;
12. Лица, имеющие награду почетного донора;

• Нормы ТК РФ относительно выслуги лет;
• Длительность времени отдыха каждого работника (в зависимости от трудового стажа, особенностей выполняемой работы);
• Оптимизация работы предприятия. Для этого одновременно в отпуске должно находится не более трети сотрудников;
• Особенность профессиональной деятельности работников организации для обеспечения эффективности работы компании.

Правила оформления

Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7. Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

Как составляется расписание:

• В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
• Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
• В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
• Четвертая графа фиксирует табельный номер;
• Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
• Шестая – дата ухода работника.

Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

Согласование с профсоюзом

Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность согласовывать план выхода служащих в отпуск с профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд, инициировав коллективный трудовой спор.

Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение. Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене. Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.

Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

• Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
• Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

Доведение до сведения работников

Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

Обязательный ежегодный отпуск

Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

Можно ли корректировать утвержденный график

Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

• Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
• Оформления и утверждения приложения к графику.

За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

График отпусков - один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков - это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ );
• лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ );
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ );
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ );
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ );
• один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ );
• пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 №  235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» );
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 №  5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» );
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 №  4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» );
• инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 №  5‑ФЗ «О ветеранах» );
• супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 №  76‑ФЗ «О статусе военнослужащих» );
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 №  2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» );
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 №  1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» );
• лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 №  5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов» );
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» ).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №  1 . Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 - должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 - ФИО работника.

В графе 4 - табельный номер.

В графе 5 - количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 - запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» - дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ , согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 - 176 ТК РФ ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов - заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ , а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска
		Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014		Отпуск переносится по просьбе работника

Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска
		Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25		Отпуск переносится в связи с болезнью работника

К сведению

Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
		Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014		Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
		Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26		Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 - дата переноса, в графе 10 - причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предполага-емого
		Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у		Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

Унифицированная форма Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

запланированная

Мнение выборного профсоюзного органа

УТВЕРЖДАЮ

от «

13

»

учтено

Руководитель

Директор

(должность)

Номер документа

Дата составления

Сезонов

М. В. Сезонов

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

факти-ческая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

Администрация

Директор

Сезонов Михаил Викторович

Три дня за ненормированный рабочий день

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Власова Марина Сергеевна

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013

Отпуск переносится по просьбе работника

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

Комлева Инна Геннадьевна

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

Комлева

И. Г. Комлева

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».