Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов
Внеклассное занятие для учащихся 8-10 классов
Составление деловых бумаг
Автор : Климешина Галина Васильевна,учитель русского языка и литературы, МБОУ "ООШ№3", г. АстраханьДанное занятие поможет учащимся углубить и расширить представления о видах деловых бумаг, а также расскажет о структуре и составлении различных документов1.Почему этому не учат в школе?
Любой школьник знает, что главное в учёбе – это хорошо знать изучаемый материал: текст, теорему, правило, закон. Это же относится и к урокам русского языка. В школе и дома мы много пишем, работаем с текстом, сочиняем, подбираем материал. Но у нас ещё мало уроков на которых мы учимся составлять различные деловые бумаги. Кому – то, может быть, это покажется не главным, но я думаю, что каждый должен уметь составить заявление, написать объявление, оформить резюме. Без этого в современной жизни становится непросто.
Заявление понадобиться при приёме на работу, объявления нужны для того, чтобы найти что-то необходимое, а значит, без них тоже не обойтись, резюме всё больше становится востребованным на рынке труда при поиске работы и при приёме на работу. Таким образом, без знания оформления деловых бумаг не обойтись. Кроме того знания, полученные на уроках русского языка по орфографии и пунктуации, будут необходимы. Если каждый ученик это поймёт, то не будет относиться к предмету несерьёзно.
2 А) Виды деловых бумаг
Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление,
объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.
Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.
Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить. Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные.
Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.
Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.
Б) Правила оформления деловых бумаг.
Приглашение
Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.
Структура пригласительного билета
Обращение
Точное, краткое изложение содержания приглашения
Указание места и времени проведения мероприятия
Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение
Расписка
Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).
Структура расписки
Наименование документа
ФИО, должность лица, дающего расписку
Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо
Наименование полученного с указанием количества и суммы
На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.)
Подпись получателя
Дата составления расписки.
Объявление
Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях
Структура объявления
Время
Место
Наименование
Ответственный
Реклама
Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.
План рекламы
Лозунг (обращение, заголовок)
Информация
Призыв к действию
Адрес рекламодателей.
Справка, удостоверение
Справка - сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п.
Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.
Структура справки
Наименование документа
Дата выдачи и номер документа
Кому (иногда и кем) выдан документ
Текст документа
Подпись лица (лиц), выдавшего документ
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.
Структура объяснительной записки
Адресат (кому, где указываются должность, ФИО)
Наименование документа
Дата составления документа
Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму)
Содержание документа
Наименование должности, ФИО, подпись заявителя
Структура служебной записки
Кому (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование должностного лица, его ФИО)
Что просят, о чём сообщают
Для чего и с какой целью
На основании чего
Дата и подпись подающего служебную записку
Структура докладной записки
Адресат (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес)
Наименование документа
Содержание, система доказательств
Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.
Дата и подпись составителя докладной записки
Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.
Структура доверенности
Наименование документа
Адресат (должность, звание, ФИО)
Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя)
Срок действия доверенности
Что именно и откуда доверяется получить
На каком основании (название, номер и дата документов)
Дата и подпись того, кто даёт доверенность
Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность
Дата, когда эта подпись была заверена
Структура официальной доверенности
Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности
Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта
Гербовая печать
Заявление
Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.
Структура заявления
Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление).
ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа)
Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка)
Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки)
Подпись заявителя (пишется внизу справа)
Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Структура протокола
Вводная часть
Наименование – протокол №… .
Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.)
Дата
Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность).
Фамилия и инициалы председателя и секретаря
Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже)
Основная часть
Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада)
Кто выступал в прениях и что говорил
Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования)
Подписи председателя и секретаря собрания
Выписка из протокола
Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.
Структура выписки из протокола
Название организации
Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.)
Номер протокола
Рассматриваемый вопрос
Принятое по данному вопросу решение
Наименование лиц, подписавших протокол
Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки
Дата выдачи выписки
Печать
Автобиография
Автобиография – описание жизни.
Структура автобиографии
Наименование (заголовок) документа
ФИО
Дата рождения (число, месяц, год)
Место рождения (село, город, район, край, область, республика)
Родители (их полное имя отчество, чем занимаются)
Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил)
Прохождение службы в армии (для военнообязанных)
Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время)
Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи)
Поощрения, награждения (если имеются)
Подпись (справа)
Дата (слева)
Характеристика
Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.
Структура характеристики
Название документа
ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика
Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные)
Интересы, увлечения, способности
Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием
Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
Выполнение общественно полезной работы
Вывод, пожелания
Цель составления характеристики
Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает
Дата
Печать
Резюме
Резюме – документ, в котором в краткой, но ёмкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека.
Структура резюме
ФИО
Общие данные кандидата (возраст, адрес проживания, контактные телефоны, семейное положение, сведения о детях)
Цель поиска
Сведения о полученном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия и адреса средних школ, даты обучения в них, даты учёбы в высших учебных заведениях и получения профессии
Сведения о дополнительном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия курсов, даты обучения, полученная специальность
(квалификация)
Трудовая биография (в обратном хронологическом порядке): дата работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое описание обязанностей, причина увольнения.
Личные интересы, увлечения кандидата (игра на музыкальном инструменте, увлечение искусством, конкретным видом спорта и т.д.)
Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами: либо получать их, либо составлять самому. Но далеко не каждый, даже научившись писать пространные сочинения, составлять конспекты, умеет толково писать, например, заявление или акт.
К деловым бумагам относятся:
· заявления,
· отношения,
· расписки,
· счета,
· докладные записки,
· доверенности,
· справки,
· автобиографии,
· протоколы,
· договоры,
· трудовые соглашения,
· характеристики,
· приказы,
· объявления,
· деловые письма,
· различные акты и др.
Для деловых бумаг характерен особый стиль, особые обороты речи
(канцеляризма), общепринятые штампы.
Деловые бумаги – важные документы. Каждый из них в течение определенного срока хранится в делах учреждений, организаций, фирм. Поэтому нужно очень серьёзно подходить к составлению и написанию любой деловой бумаги. Следует писать их чётким почерком, конкретно и логично, обязательно оставлять поля шириной 3-4 см с левой стороны на каждом листе бумаги.
Образцы некоторых деловых бумаг
Заявление
Заявление пишется только от руки. Форма его такова: сверху в полную строчку указывается наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано. Ниже столбцом (от середины строки) указывается должность, фамилия, имя, отчество
(полностью) и адрес подателя заявления, а затем посредине строки пишется слово «Заявление» (с прописной буквы). Далее с красной строки излагает текст заявления, в конце которого слева проставляется дата подачи, справа - подпись заявителя.
Директору государственного предприятия «Русские самоцветы»
от Петровой Марии Ивановны,
проживающей в Санкт-Петербурге,
по ул. Качалово д. № 8, кр. 17
Заявление
Прошу принять меня на вверенное Вам предприятия контролером ОТК. В этой должности я работала на заводе «сигнал»Санкт-Петербурга в течение 5 лет.
14.03.04. Подпись /М. И. Петрова/
______________________________
1 Допустимо писать и без предлога «от», а просто: Петровой и т.д.
Отношение
Отношение пишется по форме заявления. Но отношение – это обращение от имени учреждения или должного лица. Поэтому в левом углу листа ставится штамп учреждения. В конце отношения – подписи ответственных лиц или лице.
Доверенность
Доверенность - это письменное полномочие одного лица (доверителя), выдаваемое им другому лицу (поверенному) на право не выступать от его имени (например, получить материальные ценности, деньги). Подпись доверителя заверяется, ставится гербовая печать того учреждения, где работает данное лицо.
Доверенность
Я, Иванов Петр Сергеевич, доверяю Голубевой Марии Алексеевне получить от фирмы «Прометей» причитающуюся мне зарплату за январь 2005 года в сумме восемь тысяч рублей.
2.01.05. г. Подпись /П. С. Иванов/
Собственноручную подпись Иванова П. С. заверяю
(Подпись заверяющего лица)
(Печать)
Счет
Счет. Заглавие этого документа пишется по форме заявления, т. е. указывается полное наименование учреждения, которому предъявляется счет.
Автобиография
Я, Макаров Андрей Петрович, родился 21 сентября 1980 года в Ленинграде в семье инженера. (Далее описывается окончание учебы, указывается, кем и где работал, а в конце сообщается состав семьи).
Наша семья состоит из четырех человек: отец, Макаров Петр Иванович, работает инженером на предприятии «Сигнал»; мать, Макарова Мария Сергеевна, - домохозяйка; брат, Макаров Сергей Петрович, учится на II курсе педагогического университета имени Герцена.
28.09.04. г. Подпись /А. П. Макаров/
Характеристика
Характеристика – официальный документ с отзывом об учебной, служебной, научной, общественной деятельности какого-нибудь лица. Ее могут писать руководитель учреждения (предприятия), классный руководитель, местный комитет и др.
Характеристика пишется по следующей форме: в центре строки пишут слово «характеристика», на второй строке, справа, указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование того, о ком пишут отзыв. В конце ставится дата, печать и подпись руководителя.
Характеристика
Иванова Василия Петровича,
1980 года рождения, образование
среднее
Иванов Василий Петрович работает с 15 августа 2002 года слесарем на заводе «Сигнал» Санкт-Петербурга.
Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».
Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации).
Согласно ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
2) эмблема организации;
4) код документа по ОКУД;
7) номер телефона;
10) дата составления письма;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
16) подпись;
Виды деловой документации можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка.
Деловые бумаги личного характера
· заявление
· объяснительная записка
· расписка
· доверенность (личная)
· автобиография
· характеристика
Служебная документация:
· докладная записка
· протокол
· объявление
· справка
· договор (контракт)
Деловая переписка
· извещение
· напоминание
· подтверждение
· предложение
· просьба
· ответ на запрос
· приглашение
· ответ на приглашение
· благодарность
· поздравление
· извинение
· сожаление
Текст документов личного характера может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название и вида документа, дата, подпись должны быть обязательно.
При приеме на работу граждане подают письменное заявление , в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.
Расписка
- это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом:
Резюме
-
это описание профессионального пути человека в письменной форме, которое призвано создать позитивное мнение работодателя о кандидате на определенную должность. При создании резюме нужно помнить о том, что оно станет вашей визитной карточкой и должно выделять вас из всего потока людей, ищущих работу.
Хорошее резюме одно из самых эффективных средств поиска работы. Поэтому необходимо помнить три ключевых момента:
1. У Вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 2-3 минут. Если внимание привлечь не удалось - значит, резюме не сработало.
2. При написании резюме необходимо следовать принципу избирательности: в резюме стоит включать описание именно тех аспектов Вашего опыта, которые значимы для позиции, на которую Вы претендуете. 3. Удачное резюме может стать поводом для интервью, т.е. личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы. Ваша цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.
Резюме состоит из следующих блоков:
1. Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города).
2. Цель (не обязательно, но желательно): краткое описание того, на получение какой должности и почему Вы претендуете (не более 6 строк, а лучше 2-3).
3. Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (сначала указывается последнее место работы).
4. При описании Ваших достижений используйте глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил.. Укажите даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может быть несколько, если Ваша карьера развивалась успешно), и кратко опишите должностные обязанности и производственные достижения, если они у Вас были.
5. Образование, чем больше прошло времени после окончания учебного заведения, тем меньше места этот пункт должен занимать в резюме; для выпускников и студентов следует помещать его перед предыдущим, так как опыт работы, если и есть, он менее значителен. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют Вашей цели.
6. Дополнительная информация: владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профессиональных организациях и т.п. (хобби следует упоминать только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой).
Автобиография -
жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде документа. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.
Доверенность
- это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:
- общая (генеральная) доверенность на представление интересов доверителя во всех сферах;
- специальная доверенность на совершение каких-то однородных действий;
- разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия.
Документы для внешнего пользования
часто называют деловыми
(официальными, коммерческими) письмами
. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. Как уже говорилось, по ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
Совокупность рассмотренных реквизитов, которые могут быть в том или ином документе, называется формуляром.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.
В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.
В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например «О создании совместного предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.
В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.
К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:
– Обращаемся (к Вам) с просьбой................................ прислать
– Прошу (просим) Вас.................................................... выслать
– Мы просили бы (Вас).................................................. направить нам
– Не могли бы Вы........................................................... сообщить
– Мы будем благодарны, если Вы сможете................ сообщить
– Мы хотели бы............................................................. подтвердить
– Желательно было бы.................................................. получить
– Сообщите (нам), пожалуйста,.................................. ознакомиться с …
Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка:
– Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от...
– В соответствии с нашей договоренностью... просим...
– На основании нашего телефонного разговора...
Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес; в нем используются стандартные выражения. К ним относятся:
– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,
– Ставим Вас в известность; доводим до Вашего сведения, что...
– Нам приятно сообщить, что…
Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержащее согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:
– В ответ на ваше письмо (на Ваш факс) извещаем, сообщаем…
– В дополнение к нашему письму информируем, что…
– В продолжение телефонного разговора уведомляем…
Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; по второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:
– Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.
– По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.
– В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить.... принять участие в...
– Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы сможете посетить.. , принять участие в...
При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты.
Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы и выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.н.) возможно даже от руки. Например:
1. Уважаемый_____________________
Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.
Собрание состоится и актовом зале университета... 1999 г.
Вход по пригласительным билетам.
Ректорат СПбГТУ
Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:
– Благодарим (Вас)…
– Мы признательны Вам за…
– Выражаем благодарность за то, что...
–Заранее благодарим (Вас)
– Выражая благодарность
за Ваше письмо,
(Ваше приглашение) от... сообщаем, что...
– Мы получили Ваш факс
(сообщение по электронной
почте...) от... за который (Вас) благодарим.
за который (Вам) очень благодарны.
за который (Вам) очень признательны.
Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.
При этом используются некоторые стандартные выражения:
– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...
– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить Вам)...
– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от... и направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...
– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... и приложении… (с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...)
– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...
В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:
– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от...)
– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...
Нами была, произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукция. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:
– (С благодарностью) подтверждаем получение...
– Благодарим за письмо от... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...
– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.
При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:
– Мы подтверждаем действие...
– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от... № ...
Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.
Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.
Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия.
Приказ - это такой правовой акт, который издается руководителем предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.
Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении.
Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную . Первая является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами; затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании.
Распоряжение . По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем.
Протокол . Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.
В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения.
Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).
Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.
Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.
Докладная записка - документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.
Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.
Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:
– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);
– конкретная работа по определенной специальности или должности;
– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);
– условия оплаты труда;
– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.
Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.
Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.
В число основныхконтрактных (договорно-правовых) документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию. Эти документы отражают наиболее важные этапы производственного процесса любого предприятия (и государственного, и частного)этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую, следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных документов. Следовательно, любому предпринимателю и просто управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществления внешней деятельности контрактные документы должны содержать дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со стороны государства.
Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара, его марка или модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки, условия платежа.
Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса и ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа.
Предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.
Различают твердые и свободные предложения.
Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, оно называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.
Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.
В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке используется унифицированная форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставитсяПредложение №, Текст предложения и Подпись экспортера.
Ответ на предложение. Могут быть два варианта:
1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается контракт;
2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает продавцу. Следствием является длительная переписка или переговоры.
Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).
Если полученная по контракту продукция не соответствует каким-либо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.
1) основание для предъявления претензии;
2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы);
3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды.
Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.
Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.
В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд.
ПУБЛИЦИСТИЧЕСКИЙ СТИЛЬ
Публицистический стиль функционирует в общественно-политической сфере и используется в ораторских выступлениях, в СМИ: на ТВ, радио, в периодической печати. Он реализуется как в письменной, так и в устной речи. Одной из основных характерных черт этого стиля является сочетание двух тенденций – тенденции к экспрессивности и тенденции к стандарту . Это обусловлено функциями, которые выполняет публицистика: информационно-содержательная функция и функция убеждения, эмоционального воздействия . Они имеют особый характер в публицистическом стиле. Информация в этой сфере общественной деятельности адресована широкому кругу людей, всем носителям языка и членам данного общества (а не только специалистам, как в научной сфере). Для актуальности информации очень значим временной фактор: информация должна передаваться и становиться общеизвестной в кратчайшие сроки, что совсем не важно, например в официально-деловом стиле. В газетно-публицистическом стиле убеждение осуществляется путем эмоционального воздействия на читателя или слушателя, поэтому автор всегда выражает свое отношение к сообщаемой информации, но оно, как правило, не является только его личным отношением, а выражает мнение определенной социальной группы людей, например какой-то партии, какого-то движения и проч. Тенденция к стандарту означает стремление публицистики к строгости и информативности, которые свойственны научному и официально-деловому стилям. Например, к числу стандартных для газетно-публицистического стиля можно отнести неуклонный рост, широкий размах, официальный визит и т.п. Тенденция к экспрессивности выражается в стремлении к доступности и образности формы выражения, что характерно для художественного стиля и разговорной речи – в публицистической речи переплетаются черты этих стилей. Данный стиль обладает одновременно консервативностью и подвижностью. С одной стороны, в публицистической речи присутствует достаточное количество штампов, общественно политических и других терминов. С другой стороны, стремление к убеждению читателей требует все новых языковых средств, чтобы оказывать на них воздействие. Именно этой цели служат все богатства художественной и разговорной речи.
Лексика газетно-публицистического стиля имеет ярко выраженную эмоционально-экспрессивную окраску, включает разговорные, просторечные и даже жаргонные элементы. Здесь используются такие лексико-фразеологические единицы и словосочетания, которые объединяют в себе функциональную и экспрессивно-оценочную окраски, например оболванивание, желтая пресса, пособник и т.п.; они не просто показывают принадлежность газетно-публицистическому стилю речи, но содержат отрицательную оценку. Многие слова приобретают газетно-публицистическую окраску в том случае, если они употребляются в переносном значении (Эта статья послужила сигналом к дискуссии ). Газетно-публицистическая речь активно использует иноязычные слова и элементы слов, в частности приставки а-, анти-, про-, нео-, ультра- и др. Именно благодаря средствам массовой информации в последнее время значительно пополнился активный словарь иноязычных слов, входящих в состав русского языка: приватизация, электорат, деноминация и др. Рассматриваемый функциональный стиль включает в сферу оценочности даже имена собственные, названия литературных произведений и т.п. (Плюшкин, Держиморда, Человек в футляре и др.). Стремление к выразительности, образности и в то же время к краткости реализуется также с помощью прецедентных текстов (текстов, знакомых любому среднему члену какого-то общества), что сегодня является неотъемлемой частью публицистической речи.
Синтаксис газетно-публицистического стиля речи тоже имеет свои особенности, связанные с активным употреблением эмоционально и экспрессивно окрашенных конструкций: восклицательных предложений различного значения, вопросительных предложений, предложений с обращением, риторических вопросов, повторов, расчлененных конструкций и др. Стремление к экспрессии обусловливает использование конструкций с разговорной окраской: построений с частицами, междометиями, построений фразеологического характера, инверсий, бессоюзных предложений, эллипсисов (пропуск того или иного члена предложения, структурная неполнота конструкции) и др.
3.6. Язык художественной литературы (краткая характеристика)
Главной отличительной особенностью языка художественной литературы является его предназначенность. Вся организация языковых средств в художественной литературе подчинена не просто передаче содержания, а передаче художественными средствами. Главная функция языка художественной литературы – эстетическая (или поэтическая), для реализации которой могут использоваться элементы всех функциональных стилей и нелитературные формы национального языка. Особое положение языка художественной литературы в системе функциональных разновидностей языка состоит еще и в том, что он оказывает огромное влияние на литературный язык в целом. Не случайно в название нормированного национального языка включено определение «литературный». Именно писатели формируют в своих произведениях нормы литературного языка. Когда размышляешь о языке художественной литературы, то, по-видимому, уместнее говорить не о культуре речи, а о таланте, мастерстве писателя в использовании всех богатств и возможностей национального языка.
Мир художественной литературы - это "перевоссозданный" мир, изображаемая действительность представляет собой в определенной степени авторский вымысел, а значит, в художественном стиле речи главнейшую роль играет субъективный момент . Вся окружающая действительность представлена через видение автора. Но в художественном тексте мы видим не только мир писателя, но и писателя в этом мире: его предпочтения, осуждения, восхищение, неприятие и т.п. С этим связаны эмоциональность и экспрессивность, метафоричность, содержательная многоплановость художественного стиля речи.
Проанализируем небольшой отрывок из рассказа Н.Толстого "Иностранец без питания": "На выставку Лера отправилась только ради ученика, из чувства долга." "Алина Крюгер. Персональная выставка. Жизнь как утрата. Вход свободный". В пустом зале бродил бородач с дамой. На некоторые работы он смотрел через дырку в кулаке, чувствовался профессионал. Лера тоже посмотрела через кулак, но разницы не заметила: все те же обнаженные мужчины на курьих ножках, а на заднем плане пагоды в огне. В буклете про Алину было сказано: "Художница проецирует притчевый мир на пространство бесконечного". Интересно, где и как учат писать искусствоведческие тексты? Наверное, с этим рождаются. Бывая в гостях, Лера любила листать художественные альбомы и, посмотрев репродукцию, прочесть, что об этом пишет специалист. Видишь: мальчик накрыл насекомое сачком, по бокам ангелы трубят в пионерские горны, а в небе самолет со знаками зодиака на борту. Читаешь: "Художник рассматривает холст как культ мгновения, где упрямство деталей взаимодействует с попыткой осмысления будней". Думаешь: автор текста мало бывает на воздухе, держится на кофе и сигаретах, интимная жизнь чем-нибудь осложнена"
Перед нами не объективное представление выставки, а субъективное описание героини рассказа, за которой отчетливо виден автор. Текст построен на соединении трех художественных планов. Первый план - это то, что видит на картинах Лера, второй - искусствоведческий текст, интерпретирующий содержание картин. Эти планы и стилистически выражены по-разному, намеренно подчеркивается книжность, заумность описаний. А третий план - это авторская ирония, которая проявляется через показ несоответствия содержания картин и словесного выражения этого содержания, в оценке бородача, автора книжного текста, умения писать такие искусствоведческие тексты.
В число слов, составляющих основу и создающих образность стиля художественных произведений входят образные средства русского литературного языка, а также слова, реализующие в контексте свое значение. Это слова широкой сферы употребления. Узкоспециальные слова используются и незначительной степени, только для создания художественной достоверности при описании определенных сторон жизни.
В художественном стиле речи очень широко используется речевая многозначность слова, открывающая в нем смыслы и смысловые оттенки, а также синонимия на всех языковых уровнях, благодаря чему появляется возможность подчеркнуть тончайшие оттенки значений. Это объясняется тем, что автор стремится к использованию всех богатств языка, к созданию своего неповторимого языка и стиля, к яркому, выразительному, образному тексту. Автор использует не только лексику кодифицированного литературного языка, но и разнообразные изобразительные средства из разговорной речи и просторечья.
На первый план в художественном тексте выходят эмоциональность и экспрессивность изображения.
Многие слова, которые в научной речи выступают как четко определенные абстрактные понятия, в газетно-публицистической речи - как социально-обобщенные понятия, в художественной речи несут конкретно-чувственные представления. Таким образом, стили являются дополнением друг друга. Например, прилагательное "свинцовый" в научной речи реализует свое прямое значение - "свинцовая руда", "свинцовая, пуля", в художественной образует экспрессивную метафору - "свинцовые тучи", "свинцовая ночь". Поэтому, в художественной речи важную роль играют словосочетания, которые создают некое образное представление.
Для художественной речи, особенно поэтической, характерна инверсия, т.е. изменение обычного порядка слов в предложении с целью усиления смысловой значимости слова или придания всей фразе особой стилистической окраски.
Синтаксический строй художественной речи отражает поток образно-эмоциональных авторских впечатлений, поэтому здесь можно встретить все разнообразие синтаксических структур. Каждый автор подчиняет языковые средства выполнению своих идейно-эстетических задач.
В художественной речи возможны и отклонения от структурных норм для выделения автором какой-нибудь мысли, черты, важных для смысла произведения. Они могут выражаться в нарушении фонетических, лексических, морфологических и других норм. Но расшатывание норм не входит в задачу писателей (исключение – футуристы), просто для творческого человека интересны эксперименты со словом, игра слов и игра словами. И все возможные отклонения в речи служат закону художественной необходимости.
Вопросы для самоконтроля к разделу №3:
1. Каковы основания для разграничения функциональных разновидностей языка?
2. Каковы основные функциональные стили (по типологии Шмелева)?
3. В чем заключается принципиальное отличие разговорной речи от других разновидностей языка? Каковы лексические, морфологические и синтаксические особенности разговорной речи?
4. В какой сфере общественной деятельности функционирует научный стиль? Назовите его отличительные черты?
5. Какие основные научные жанры вам известны?
6. Что представляет собой научная терминология?
7. Какова сфера функционирования официально-делового стиля?
8. Что такое документ, бланк, реквизиты?
9. На какие две группы делятся документы в зависимости от нужд предприятий и сферы их употребления? Перечислите основные жанры официально-делового стиля.
10. В чем заключается своеобразие языка художественной литературы?
Одной из форм делового общения является деловая письменная речь, служащая для фиксации управленческой, деловой и служебной информации. Данная информация излагается в документах. Документом принято называть материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования[Введенская и др.]. Документ составляется и оформляется в соответствии с особенностями официально-делового стиля.
Все типы деловых документов характеризуются прежде всего унификацией и стандартизацией. Унификация документов означает регламентацию видов документов, приведение к единообразию их формы, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация обеспечивается системой стандартных языковых моделей, языковых клише. Стандартизация официальных документов – это установление в государственном масштабе оптимальных правил по разработке и оформлению документов, которые принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Разработанные единые правила и требования к содержанию, построению и оформлению документов излагаются в нормативных актах – государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и учреждений (СТП). Выполнение правил и требований обеспечивает:
1) юридическую силу документов;
2) оперативное и качественное их исполнение;
3) организацию быстрого поиска документов;
4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для сокращения затрат.
С точки зрения стиля изложения информации документы должны соответствовать четырем основным требованиям : точности, достоверности, полноты и лаконизма.
Поскольку текст документа должен обеспечивать однозначность прочтения, его язык не допускает возможности различного толкования фактов. Ясность и недвусмысленность языка достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, строгое соответствие обозначаемому. Она достигается точностью словоупотребления, использованием слов в соответствии с их лексическим значением, с учетом их многозначности. Под коммуникативной точностью подразумевается точность реализации замысла автора документа. При нарушении предметной и коммуникативной точности содержание документа воспринимается с трудом или может быть неверно истолковано.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно давать непредвзятую, беспристрастную оценку событий, отражая фактическое состояние дел.
Требование полноты предполагает наличие в документе информации, достаточной для принятия обоснованного решения. При недостаточности информации возникает необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приводит к затратам времени на неоправданную переписку.
Для облегчения восприятия документа важно соблюдать требование лаконизма , то есть стремиться передавать информацию в максимально краткой (возможной для данной речевой ситуации) форме. Это требование должно сочетаться с требованием полноты информации. Лаконизм достигается предельной четкостью выражения мысли. Установлено, что оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц.
Необходимым условием правильного построения текста документа является также его композиционная стройность и логичность. Композиция (структура) текста документа – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные . Содержание одноаспектного документа ограничивается рассмотрением одного вопроса, например, изложение просьбы, рекомендация, сообщение о предстоящей презентации и т.п. В многоаспектных документах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать одновременно напоминание, просьбу и предложение. В таких документах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абзаца.
Особое значение при составлении документов имеют реквизиты . Эффективность письменного делового общения напрямую зависит от того, насколько правильно и точно они оформлены. Ошибки в оформлении реквизитов лишают документ юридической силы. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который располагается в строго определенном месте бланка или листа документа. В зависимости от вида и содержания документа количество реквизитов бывает различным. Полный перечень реквизитов состоит из 31 пункта. Для оформления документа какого-то определенного вида необходимы не все реквизиты. Перечень реквизитов конкретного документа и порядок их расположения определяется Стандартом.
Рассмотрим особенности обязательных и некоторых наиболее часто встречающихся реквизитов.
1) Адресат .Этот реквизит располагается в правом верхнем углу листа документа.Документ может быть адресован в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование организации пишется в именительном падеже. Например:
Если же документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации пишется в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:
Министерство науки и образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Начальнику Управления Н.П. Голубеву
Если документ адресован лицу с указанием должности, то наименование организации входит в состав наименования должности, и название организации отдельно не указывается:
Ректору Российского университета дружбы народов
проф. В.М. Филиппову
Если адресат документа – частное лицо, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
2) Наименование вида документа .Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в центре страницы. Например:
3) Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), например:
о создании аттестационной комиссии
- чего (кого), например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
4) Текстдокумента оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст , как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату составления документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
5) Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности располагается слева, подпись и ее расшифровка – на том же уровне справа. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко
Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор фабрики Директор магазина
(личная подпись) (личная подпись)
В.С. Долгих Г.Н. Дронов
6) Дата . Дата, наряду с подписью, является важнейшим реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Дата должна быть расположена слева, на уровне несколько ниже подписи (под указанием должности лица, подписавшего документ). Датой документа является дата его подписания, утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2014 года следует написать так: 01.09.2014. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 сентября 2014 г.
7) Печать необходима в ряде специальных документов, связанных с финансовыми операциями, а также иных, предусмотренных действующим законодательством. Круглой или гербовой печатью заверяется подпись ответственного лица.
Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы . Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование .
Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).
Определение документа, его функции и классификация
Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).
Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.
К общим функциям относятся : информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции : управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).
Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера . Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным .
По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:
- Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
- Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
- Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
- Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
- Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.
В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на :
- организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
- организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
- информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).
Существуют и другие классификации деловых документов.
Оформление деловых документов
Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу . Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14. Расстояние между отдельными реквизитами - от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы). Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.
Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.
Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки деловых документов
Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» .
Другое определение: «Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» .
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее :
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - левое;
- 20 мм - нижнее.
Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.
Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.
Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.
Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.