Περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης. Χρυσοί κανόνες για την περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών

Κι όμως, ο ανθρώπινος νους προσπάθησε μάταια να το κατανοήσει για περισσότερα από 2.000 χρόνια, ενώ, από την άλλη, τα κατάφερε, αλλά τουλάχιστονπερίπου, ανάλυση πολύ πιο ουσιαστικής και σύνθετα σχήματα. Γιατί αυτό; Γιατί ένα ανεπτυγμένο σώμα είναι πιο εύκολο να μελετηθεί από ένα κύτταρο του σώματος. Επιπλέον, όταν αναλύετε οικονομικές μορφές, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ούτε μικροσκόπιο ούτε χημικά αντιδραστήρια. Και τα δύο πρέπει να αντικατασταθούν από τη δύναμη της αφαίρεσης.

Καρλ Μαρξ. Κεφάλαιο. Τόμος 1. Πρόλογος στην πρώτη έκδοση.

Γίνεται πολύς λόγος για επιχειρηματικές διαδικασίες, συχνά κυρίως σε σχέση με τον επιχειρηματικό αυτοματισμό. Χρησιμοποιώ επίσης αυτόν τον όρο, συμπεριλαμβανομένων των άρθρων μου για συστήματα CRM, ERP, εργασία με σημειώσεις BPMN, IDEF0 και άλλα εργαλεία που μπορεί να χρειαστούν στο έργο ενός συμβούλου επιχειρήσεων και στην εφαρμογή συστημάτων αυτοματισμού. Ταυτόχρονα, δεν βρήκα έναν σαφή και λεπτομερή ορισμό του όρου "επιχειρηματική διαδικασία" στο RuNet.

Πολλοί συγγραφείς τον χρησιμοποιούν «από προεπιλογή», ​​ως «διαισθητικό» όρο χωρίς αποκωδικοποίηση ή γενικά δημιουργούν πρόσθετη σύγχυση χρησιμοποιώντας εναλλακτική ορολογία, για παράδειγμα, γράφουν «επιχειρηματική οντότητα» αντί για επιχειρηματική διαδικασία κ.λπ.

Σε αυτό το άρθρο, αποφάσισα να μιλήσω για το τι είναι μια επιχειρηματική διαδικασία, να μιλήσω για την ιστορία της εμφάνισης αυτής της έννοιας και πού μπορεί και πρέπει να εφαρμοστεί. Σκοπεύω επίσης να αφιερώσω το επόμενο άρθρο στο θέμα των επιχειρηματικών διαδικασιών, στο οποίο θα σας πω πώς να χρησιμοποιείτε σωστά τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ορισμός Επιχειρηματικής Διαδικασίας

Λοιπόν, ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας επιχειρηματικής διαδικασίας και μιας λειτουργίας, ή ακόμα και μιας απλής διαδικασίας; Ποια είναι η διαφορά μεταξύ αυτών των όρων; Κατέληξα στο εξής συμπέρασμα:

Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια λογική ακολουθία ενεργειών ενός ατόμου (ή πολλών ατόμων) σε μια ομάδα. Ο σκοπός της περιγραφής μιας επιχειρηματικής διαδικασίας είναι να αναλύσει και να ρυθμίσει ορισμένες ενέργειες σε μια ομάδα.

Γιατί δίνω ιδιαίτερη έμφαση στους ανθρώπους και τις ομάδες:

1. Μια επιχειρηματική διαδικασία λαμβάνει χώρα πάντα με ανθρώπινη συμμετοχή. Εάν πραγματοποιηθούν ενέργειες αυτόματο σύστημαή ένα πρόγραμμα, αυτό δεν είναι πλέον μια επιχειρηματική διαδικασία, αλλά μια τεχνολογική διαδικασία ή προδιαγραφή. Και τότε τίθενται σε ισχύ ελαφρώς διαφορετικά πρότυπα, μέθοδοι περιγραφής και χαρακτηριστικά υλοποίησης.
2. Μια επιχειρηματική διαδικασία περιλαμβάνει πάντα πολλά άτομα, είτε ρητά είτε σιωπηρά. Ακόμα κι αν ένα άτομο εργάζεται μόνο του (για παράδειγμα, συγγραφέας), εξακολουθεί να έχει πελάτες (εκδοτικά γραφεία) και καταναλωτές (αναγνώστες). Επίσης, ο πωλητής δεν εργάζεται σε "κενό" - έχει προμηθευτές και αγοραστές προϊόντων και όλοι αυτοί οι άνθρωποι εμπλέκονται επίσης με τον ένα ή τον άλλο τρόπο στην επιχειρηματική διαδικασία.

Γιατί γράφω συγκεκριμένα για την ομάδα και όχι για μια εμπορική δομή ή εταιρεία; Επειδή η έννοια της επιχειρηματικής διαδικασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί, μεταξύ άλλων, για μη κερδοσκοπική οργάνωση. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια φιλανθρωπία, μια επίσκεψη ασθενοφόρου σε έναν ασθενή ή ακόμα και ένα δείπνο χωρίς πωλήσεις ή κέρδος. Ταυτόχρονα, είναι επίσης δυνατό να περιγραφεί μια επιχειρηματική διαδικασία, αφού έχουμε άτομα που εκτελούν ορισμένες ενέργειες για να επιτύχουν ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας

Είναι επίσης σημαντικό να ορίσετε την περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας:

Η περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας είναι μια περιγραφή της σειράς ενεργειών των εργαζομένων κατά την εκτέλεση ορισμένων ενεργειών σε γραφική και κειμενική μορφή, προκειμένου να ρυθμιστούν ενέργειες σε μια ομάδα, να αναλυθούν και να βελτιστοποιηθούν η αλληλουχία τους.

Και εδώ είναι απαραίτητο να καταλάβουμε ότι μια επιχειρηματική διαδικασία χωρίς περιγραφή δεν υπάρχει. Μόνο στη διαδικασία της περιγραφής εμφανίζεται μια επιχειρηματική διαδικασία, δηλ. είναι αδύνατο να εφαρμοστεί το ένα χωρίς το άλλο.
Ταυτόχρονα, όλες οι ενέργειες που περιγράφονται στην επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να είναι λογικές, η αλληλουχία τους πρέπει να οδηγεί σε έναν συγκεκριμένο στόχο που είχε προηγουμένως τεθεί.

Η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι δημιουργική εργασία. Ακόμα κι αν περιγράψετε "τι είναι", ορισμένες ανακρίβειες εξακολουθούν να επιτρέπονται, οι γωνίες "εξομαλύνονται", ορισμένες ενέργειες παραλείπονται για ευκολία αντίληψης. Και αν περιγράφεται «αυτό που πρέπει να είναι», τότε κάτι νέο δημιουργείται με βάση αυτό που υπάρχει. Ταυτόχρονα, ο επιχειρηματικός αναλυτής εξακολουθεί να περιορίζεται από αυστηρά όρια - κανόνες, σύνταξη, λογικούς περιορισμούς.

Προσωπικά, συγκρίνω τη δημιουργία μιας νέας επιχειρηματικής διαδικασίας με την εξισορρόπηση σε ένα λεπτό νήμα αρμονικός συνδυασμόςδημιουργικότητα, τέχνη και αυστηρά μαθηματικά.

Ταυτόχρονα, πρέπει να καταλάβετε ότι καμία επιχειρηματική διαδικασία δεν μπορεί να είναι τέλεια και να ανταποκρίνεται 100% στην πραγματικότητα. Υπάρχει πάντα χώρος για κάποιες απλοποιήσεις και υποθέσεις κάπου στην εφαρμογή ακόμη και των πιο αυστηρών κανονισμών ο ανθρώπινος παράγοντας κάνει τις δικές του προσαρμογές.

Επιπλέον, όπως γνωρίζουμε, κάθε νέα οντότητα περιέχει πάντα τη δυνατότητα περαιτέρω βελτίωσης. Και η δημιουργία επιχειρηματικών διαδικασιών επιβεβαιώνει επίσης αυτή τη φιλοσοφική θέση. Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθείτε να περιγράψετε τέλεια μια επιχειρηματική διαδικασία, θα εξακολουθεί να υπάρχει κάτι σε αυτήν που μπορεί επίσης να βελτιωθεί είτε τώρα είτε στο μέλλον.

Και εδώ είναι πολύ σημαντικό, αφενός, να σταματήσετε εγκαίρως, γιατί θα εφαρμοστούν ενημερωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες αληθινοί άνθρωποιπου είναι συνηθισμένοι να εργάζονται «με τον παλιομοδίτικο τρόπο», και πρέπει κανείς να λαμβάνει υπόψη την αδράνεια σκέψης και τον βαθμό μαθησιακής τους ικανότητας. Επίσης, ο αυτοματισμός, που συνήθως περιλαμβάνεται στον εκσυγχρονισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών, απαιτεί ορισμένες επενδύσεις. Και από εδώ πρέπει να προχωρήσουμε πραγματικές δυνατότητεςπελάτης.

Ο επιχειρηματικός σύμβουλος πρέπει να κατανοήσει καθαρά όλα αυτά ο ίδιος, να γνωρίζει πού και σε ποιο επίπεδο υποθέσεων απλοποίησε την περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας και πού αποφάσισε να αναβάλει ορισμένες αποφάσεις για το μέλλον αντικειμενικούς λόγους(οικονομικά, ανθρώπινος παράγοντας). Και πρέπει να μπορείτε να τα εξηγήσετε όλα αυτά απλά και ξεκάθαρα στον διευθυντή της επιχείρησης.

Η κύρια διαφορά μεταξύ μιας επιχειρηματικής διαδικασίας και μιας τεχνολογικής διαδικασίας είναι ότι η τεχνολογική διαδικασία προϋποθέτει ένα πολύ συγκεκριμένο αποτέλεσμα στην έξοδο. Για παράδειγμα, αν μιλάμε για παραγωγή, τότε η παραγωγή θα πρέπει να είναι ένα προϊόν με ορισμένες παραμέτρους.

Φυσικά, ακόμη και στην τεχνολογική διαδικασία υπάρχει η πιθανότητα να εμφανιστεί ένα ελάττωμα, αλλά όχι μία από τις φυσικές επιλογές, αλλά οι συνέπειες μιας παραβίασης τεχνολογική διαδικασία. Κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, το αποτέλεσμα «εκροής» μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την εκπλήρωση ορισμένων προϋποθέσεων στο «σώμα» της επιχειρηματικής διαδικασίας, η οποία πραγματοποιήθηκε χωρίς παραβιάσεις ή αστοχίες.

Για λόγους σαφήνειας, η περιγραφή της τεχνολογικής διαδικασίας μπορεί να μοιάζει με αυτό:

1. Πάρτε το τεμάχιο εργασίας Α.
2. Το συνδέουμε με το τεμάχιο εργασίας Β.
3. Διαδικασία σύμφωνα με τις παραμέτρους C;
4. Λαμβάνουμε τη λεπτομέρεια.

Όλα είναι ξεκάθαρα και δεν παρέχονται υπό όρους «πιρούνια».

Σε μια επιχειρηματική διαδικασία, η ακόλουθη κατάσταση θεωρείται αρκετά φυσιολογική:

1. Λαμβάνουμε δεδομένα εισόδου Α:
   • Εάν τα δεδομένα πληρούν τη συνθήκη Β, προχωρήστε στην ακολουθία Γ.
   • Εάν τα δεδομένα πληρούν την συνθήκη Δ, εκτελέστε τα βήματα Ε.
2. Το αποτέλεσμα που προκύπτει μεταβιβάζεται στην έξοδο.

Εκείνοι. ήδη περιλαμβάνονται στον αλγόριθμο διεργασίας πιθανές συνθήκεςκαι διάφορες ενέργειες ανάλογα με τα αρχικά ή ενδιάμεσα δεδομένα.

Ιστορία του όρου

Έχω διαβάσει περισσότερες από μία φορές πληροφορίες ότι η σημείωση επιχειρηματικής διαδικασίας IDEF0 εμφανίστηκε σχεδόν μέσα του 19ου αιώνααιώνας. Πιο ρεαλιστές συγγραφείς γράφουν για την περίοδο του Β' Παγκοσμίου Πολέμου. Κάνουν όμως και λάθος.

Για παράδειγμα, όταν έγραψα ένα άρθρο για το IDEF0, ορισμένοι αναγνώστες ανέφεραν παραδείγματα οδηγιών από υπουργεία και τμήματα κατά τη διάρκεια του Πρώτου Παγκοσμίου Πολέμου ή και παλαιότερα ως παραδείγματα σημειογραφίας, και διαγράμματα και οπτικές εικόνες στρατιωτικών επιχειρήσεων συζητήθηκαν ως γραφικές αναπαραστάσεις. Αλλά όλα αυτά δεν είναι περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Όλα τα παραπάνω μπορούν να ονομαστούν τεχνικές, οπτικές επιδείξεις, οδηγίες, αλλά δεν μπορούν να ονομαστούν σημειώσεις.

Η σημειογραφία είναι μια σύγχρονη έννοια και η σημειογραφία είναι κάτι που καθιερώνεται, τυποποιείται, δηλ. ένα σύνολο εντολών και σημειώσεων που χρησιμοποιούνται από πολλά άτομα και όχι μόνο από έναν ή δύο οργανισμούς. Μπορείτε να βρείτε τη δική σας ειδική γλώσσα για να περιγράψετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες ή, για παράδειγμα, τον προγραμματισμό. Αλλά έως ότου «δοκιμαστεί» σε μαζική χρήση, οι αντιφάσεις, οι διφορούμενες ερμηνείες και άλλες ελλείψεις εντοπίζονται και εξαλειφθούν, μέχρι να γίνει ένα καθιερωμένο πρότυπο που είναι οικείο στους ανθρώπους, δεν μπορεί να ονομαστεί σημειογραφία. Σκοπεύω να γράψω περισσότερα για τις σημειώσεις αργότερα. Ας επιστρέψουμε τώρα στο ζήτημα της εμφάνισης του όρου «επιχειρηματική διαδικασία».

Στην πραγματικότητα, η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών και οι σημειώσεις BPMN εμφανίστηκαν στη δεκαετία του '70 του 20ου αιώνα, όταν τα πληροφοριακά συστήματα άρχισαν να χρησιμοποιούνται παντού. Τόσο ο ίδιος ο όρος όσο και οι σημειώσεις χρειάζονταν αρχικά ειδικά για την ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων.

Το γεγονός είναι ότι μετά την έναρξη της χρήσης πληροφοριακά συστήματαΗ πολυπλοκότητα της οργάνωσης της εργασίας των ανθρώπων σε οργανισμούς έχει αυξηθεί πολλές φορές. Επιπλέον, οι μηχανές δεν καταλαβαίνουν τις αφαιρέσεις, απαιτούν έναν αυστηρό αλγόριθμο και μια συγκεκριμένη σειρά εισαγωγής και επεξεργασίας πληροφοριών. Εάν πριν από την έναρξη του αυτοματισμού, όταν οι πληροφορίες περνούσαν απευθείας από άτομο σε άτομο, το πρόβλημα της αμοιβαίας κατανόησης βρισκόταν στο επίπεδο των ανθρώπινων επικοινωνιών, τώρα υπάρχει ανάγκη αυστηρής ρύθμισής του.

Ως αποτέλεσμα, ήταν απαραίτητο να δημιουργηθούν περιγραφές της εργασίας όχι μόνο των ανθρώπων στον οργανισμό, αλλά και της αλληλεπίδρασής τους με τα πληροφοριακά συστήματα. Και εδώ οι σημειώσεις κειμένου (οδηγίες), όπου όλες οι περιγραφές ήταν σε μορφή ελεύθερου κειμένου, αποδείχθηκαν άσχετες και άβολες. Χρειαζόταν τυποποίηση, μάλιστα, για τη δημιουργία μιας ειδικής γλώσσας εντολών και μιας ξεκάθαρης αλληλουχίας ενεργειών. Επιπλέον, σε αντίθεση με τις γλώσσες μηχανής, αυτές οι σημειώσεις θα έπρεπε να έχουν γίνει εξίσου βολικές για μετάφραση σε κώδικα μηχανής και για ανθρώπινη αντίληψη.

Οι πρώτες μεθοδολογικά αναπτυγμένες σημειώσεις για επιχειρηματικές διαδικασίες (και θα μιλήσω ειδικά για μεθοδολογικά αναπτυγμένες σημειώσεις, για παράδειγμα, IDEF3***) εμφανίστηκαν μεταξύ των στρατιωτικών στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ο λόγος είναι προφανής - ακόμη και τότε ο στρατός των ΗΠΑ χρησιμοποιούσε αυτοματισμό χρησιμοποιώντας απομακρυσμένες συνδέσεις, δηλ. το ίδιο το σύστημα που αργότερα έγινε το Διαδίκτυο. Και με ένα τέτοιο επίπεδο χρήσης συστημάτων πληροφοριών, η ανάγκη για σημειώσεις επιχειρηματικών διαδικασιών ήταν ιδιαίτερα επείγουσα.

***Στο θέμα των μεθοδολογικά αναπτυγμένων σημειώσεων, θα ήθελα επίσης να πω λίγα λόγια. Γιατί ανέφερα το IDEF3 ως παράδειγμα: Δεν έχω δει ακόμη πιο μεθοδολογικά ανεπτυγμένο σύστημα για την περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ακόμη και το BPMN 2.0 εξακολουθεί να αναπτύσσεται και να βελτιώνεται. Και αν διαβάσετε την αγγλική περιγραφή του IDEF3 (δεν έχω δει ακόμη μετάφραση στα ρωσικά), θα μπορείτε επίσης να εκτιμήσετε το βάθος της ανάπτυξής του.

Πολύ γρήγορα, η μεθοδολογία και οι σημειώσεις απέκτησαν τεράστια δημοτικότητα στο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Οι σημειώσεις κατέστησαν δυνατή την απόκτηση ενός εργαλείου για την περιγραφή της αλληλεπίδρασης των ανθρώπων και των ψηφιακών συστημάτων πληροφοριών.

Με τη βοήθειά τους, αποδείχθηκε ότι ήταν δυνατή η βελτιστοποίηση της επιχείρησης, δηλ. έχετε υψηλότερη απόδοση με το ίδιο κόστος.

Η επιχείρηση ενδιαφέρθηκε ιδιαίτερα για την ευκαιρία βελτιστοποίησης. Όπως γνωρίζετε, για να βελτιώσετε κάτι, πρέπει να κατανοήσετε ξεκάθαρα τι έχετε και τι θέλετε να αλλάξετε. Και οι γραφικές σημειώσεις έδειχναν ξεκάθαρα και τις δύο καταστάσεις - ένα σημείο εκκίνησηςκαι το επιθυμητό αποτέλεσμα, καθώς και τους πιο προβληματικούς τομείς. Με βάση αυτά τα δεδομένα, επιλέξτε τη βέλτιστη διαδρομή λύσης και προσομοίωση καλύτερη επιλογήο εκσυγχρονισμός αποδείχθηκε πολύ πιο εύκολος από ό, τι χωρίς τέτοια βολικά εργαλεία.

Τότε ήταν που εμφανίστηκαν οι έννοιες των επιχειρηματικών διαδικασιών και των σημειώσεων επιχειρηματικής διαδικασίας, δύο έννοιες άρρηκτα συνδεδεμένες.

Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε ότι δεν υπάρχει ξεχωριστή «επιχειρηματική διαδικασία πωλήσεων», για παράδειγμα. Υπάρχει μια διαδικασία πώλησης που θα γίνει επιχειρηματική διαδικασία εάν περιγραφεί χρησιμοποιώντας σημειογραφία. Εκείνοι. Χωρίς περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας σε σημειογραφία, ασχολείστε με τις πωλήσεις, κανείς δεν το αμφισβητεί. Όμως, ενώ δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη ακλόνητη και ξεκάθαρη περιγραφή, οι πωλήσεις σας είναι ένα κάπως αυθόρμητο φαινόμενο. Και θα γίνουν επιχειρηματική διαδικασία μόνο αφού περιγραφούν στο πλαίσιο της σημείωσης και της εφαρμογής αυτής της περιγραφής στην πράξη.

Οι πωλήσεις είναι το πιο απλό και σαφές παράδειγμα. Καθένας από εμάς ως αγοραστής και πολλοί ως πωλητής, γνωρίζουμε αυτή τη διαδικασία. Και όλοι γνωρίζουμε ότι ακόμη και το ίδιο άτομο διαφορετικές καταστάσεις(για διαφορετικά προϊόντα, διαφορετικούς πελάτες, σε διαφορετικό καιρό και γενικά, ανάλογα με τη διάθεση) θα πουλήσει ελαφρώς διαφορετικά. Αλλά εάν περιγράφετε και ρυθμίζετε με σαφήνεια μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία, τότε ανεξάρτητα από το πόδι που θα σηκωθεί ο πωλητής το πρωί, η διαδικασία πωλήσεων θα τυποποιηθεί με έναν συγκεκριμένο τρόπο, θα περιοριστεί σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο και, ως αποτέλεσμα, περισσότερο σταθερός.

Γιατί να μοντελοποιήσετε (περιγράψετε) τις επιχειρηματικές διαδικασίες

Όπως έχω γράψει περισσότερες από μία φορές, εργάζομαι κυρίως με μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, όπου παρέχω ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών - από τον εντοπισμό προβλημάτων και σημείων συμφόρησης στο έργο της εταιρείας έως την εφαρμογή των λύσεων που προτείνω σε επίπεδο προϊόντων λογισμικού και συστήματα αυτοματισμού.

Η μοντελοποίηση επιχειρηματικής διαδικασίας βοηθά στην επίλυση δύο προβλημάτων ταυτόχρονα:

• Επιχειρηματικών σπουδών.Γραφική παράσταση με τη μορφή διαγραμμάτων, δηλ. Η μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών σάς επιτρέπει να κατανοήσετε γρήγορα τις ιδιαιτερότητες της εργασίας μιας εταιρείας και να εντοπίσετε πιθανά σημεία συμφόρησης.
• Παροχή ορατότητας.Όπως γνωρίζουμε, «μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις». Επομένως, μια σχηματική αναπαράσταση του έργου της εταιρείας βοηθά τον διευθυντή και τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης πολύ πιο γρήγορα να κατανοήσουν την ουσία του προβλήματος και να αξιολογήσουν τις προτεινόμενες λύσεις. Στο έργο ενός συμβούλου επιχειρήσεων (παρεμπιπτόντως, καθώς και ενός ειδικού στην υλοποίηση προϊόντων λογισμικού), είναι πολύ σημαντικό ο πελάτης να κατανοήσει όλα τα πλεονεκτήματα της λύσης. Δεν είναι λιγότερο σημαντικό Ανατροφοδότηση– ο διαχειριστής στο διάγραμμα θα μπορεί να δει κάποιες ελλείψεις ακόμη και στο στάδιο της συζήτησης του έργου και η υλοποίηση θα κοστίσει χωρίς πρόσθετες δυσκολίες και την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο «εν τω πτήσει».

Και ένας συνδυασμός μελέτης της ιστορίας της εμφάνισης του όρου με το μου προσωπική εμπειρίαδίνει τον ακόλουθο ορισμό:

Απαιτούνται επιχειρηματικές διαδικασίες για την παρουσίαση πολύπλοκων πληροφοριών σε μια εύκολα κατανοητή μορφή για μελέτη και λήψη αποφάσεων.

Φανταστείτε μια συνηθισμένη εταιρεία που αποτελείται από διαφορετικά τμήματα: λογιστική, ανθρώπινο δυναμικό, τμήμα πωλήσεων, αποθήκη, παράδοση, παραγωγή κ.λπ. Υπάρχει ένα άτομο πάνω από όλα - ο ηγέτης της επιχείρησης. Φυσικά δεν μπορεί να κατανοήσει όλους τους τύπους επιχειρηματικών διαδικασιών σε επίπεδο ειδικών. Γι' αυτό προσλαμβάνουν διάφορους ειδικούς. Πρέπει όμως να τα διαχειριστεί αποτελεσματικά όλα αυτά και σε ορισμένες περιπτώσεις να τα εκσυγχρονίσει.

Αυτό είναι όπου οι επιχειρηματικές διαδικασίες έρχονται στη διάσωση. Ταυτόχρονα, ορισμένοι τύποι ανθρώπινης δραστηριότητας εντός της εταιρείας περιγράφονται με γραφικές σημειώσεις και παρουσιάζονται με μια μορφή που βοηθά τη διοίκηση να κατανοήσει πώς ακριβώς συμβαίνει η εργασία σε κάθε στάδιο και τι μπορεί να βελτιωθεί εδώ. Ταυτόχρονα, ο επικεφαλής της εταιρείας δεν χρειάζεται να έχει εξειδικευμένο ειδικό σε ένα συγκεκριμένο προφίλ.

Φυσικά, σε αυτό το επίπεδο δεν μπορεί κανείς να κάνει χωρίς κάποιες απώλειες πληροφοριών. Είναι αδύνατο να περιγραφούν με γραφική σημειογραφία όλες οι αποχρώσεις και οι λεπτομέρειες της εργασίας κάθε υπαλλήλου. Αλλά αυτές οι απώλειες πληροφοριών αποδεικνύονται ασήμαντες για την κατανόηση των διαδικασιών γενικά και τη λήψη αποφάσεων.

Πώς να περιγράψετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες

Για να λάβετε μια περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών που λειτουργούν πραγματικά, αρκεί απλώς να μελετήσετε προσεκτικά την ακολουθία ενεργειών κάθε εργαζομένου. Εκείνοι. είναι απαραίτητο να ληφθούν πληροφορίες σχετικά με τα εισερχόμενα δεδομένα για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης διαδικασίας, τα εξερχόμενα δεδομένα - π.χ. το αποτέλεσμα των ενεργειών του εργαζομένου, καθώς και η βήμα προς βήμα καταγραφή των ενεργειών που απαιτήθηκαν.

Αφού συλλεχθούν όλες οι πληροφορίες, πρέπει να μεταφραστούν σε γραφική σημειογραφία. Εδώ αξίζει να καταλάβουμε ότι είναι οι γραφικές σημειώσεις που θεωρούνται " σε καλή φόρμα» κατά τη σύνταξη περιγραφών επιχειρηματικών διαδικασιών. Για τον εαυτό σας, μπορείτε να συνθέσετε τη σημειογραφία όπως προτιμάτε, υπάρχουν και εκδόσεις κειμένου των περιγραφών και χρησιμοποιούνται, για παράδειγμα, από ορισμένους προγραμματιστές λογισμικό. Αλλά αν γράφετε σημειογραφία που θα διαβαστεί από άλλα άτομα, δεν έχει σημασία αν είναι προγραμματιστής προγράμματος ή στέλεχος εταιρείας, επιλέξτε γραφικά.

Ο λόγος για αυτήν την απόφαση είναι απλός: οι πληροφορίες γίνονται καλύτερα αντιληπτές σε γραφική μορφή. Αν παρουσιάσετε σε ένα άτομο έναν «τοίχο κειμένου», θα του πάρει πολύ χρόνο και προσπάθεια για να καταλάβει τι ακριβώς μιλάτε. Και σε αυτή την περίπτωση είναι σχεδόν αδύνατο να καλύψει ολόκληρη την εργασία. Τα γραφικά διαγράμματα είναι ένα άλλο θέμα - εδώ μπορείτε να μελετήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες χρησιμοποιώντας διαφορετικά επίπεδαλεπτομέρεια και γρήγορα "πάρτε τη γενική άποψη" γραφικό διάγραμμαΟποιοσδήποτε άνθρωπος μπορεί να το κάνει.

1. Συγκεντρώνουμε συμμετέχοντες στη διαδικασία (εργαζόμενοι).
2. Συλλέγουμε εισερχόμενες πληροφορίες απαραίτητες και επαρκείς για την έναρξη της διαδικασίας.
3. Συλλέγουμε τα χρησιμοποιούμενα συστήματα. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα λογιστικό σύστημα, CRM, email, υπολογιστικά φύλλα Excel κ.λπ. Όλα όσα χρησιμοποιούνται στην εργασία πρέπει να καταγράφονται.
4. Καθορίζουμε το αναμενόμενο αποτέλεσμα - τι θα συμβεί στο τέλος της διαδικασίας.
5. Συλλέγουμε την ακολουθία των ενεργειών που εκτελεί ένα άτομο.
6. Ας απομονώσουμε τις συνθήκες. Ανάλογα με διαφορετικά δεδομένα εισόδου και ενδιάμεσα αποτελέσματαοι ενέργειες μπορεί να είναι διαφορετικές.
7. Περιγράφουμε όλες τις πληροφορίες που συλλέγονται γραφικά σε μια βολική σημείωση (IDEF3, BPMN 2.0, κ.λπ.).

Κανόνες για την περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας

Παραπάνω, είπα πολλά για μια δημιουργική προσέγγιση, για τις δυνατότητες συμπερίληψης προϋποθέσεων και επιλογών δράσης στην περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να φαίνεται ότι οποιαδήποτε περιγραφή των ενεργειών ενός ατόμου «στην εργασία» μπορεί να θεωρηθεί περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν αυστηρά πλαίσια και κανόνες που καθορίζουν εάν μια λίστα δραστηριοτήτων μπορεί να ονομαστεί περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας (σε γραφική ή κειμενική μορφή) ή όχι:

• Πληρότητα.Μια επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να απαντά ξεκάθαρα στο ερώτημα που αντιμετωπίζει. Εάν μιλάμε για τη διαδικασία πώλησης ενός συγκεκριμένου προϊόντος ή υπηρεσίας, τότε η επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να περιγράφει πλήρως τις ενέργειες που είναι απαραίτητες για την επίτευξη του καθορισμένου αποτελέσματος και να τελειώνει με αυτό ακριβώς το αποτέλεσμα (με ορισμένες υποθέσεις που ανέφερα παραπάνω).
• Περιεκτικότητα.Η επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να συνδυάζει επάρκεια, δηλ. περιγράψτε τα πάντα απαραίτητα βήματακαι ενέργειες, ενώ είναι όσο το δυνατόν πιο συνοπτικές για ευκολία αντίληψης. Προσωπικά, έχω αναπτύξει για τον εαυτό μου τον "κανόνα των 15 λεπτών" - εάν κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου μπορώ να εξηγήσω την παρουσιαζόμενη επιχειρηματική διαδικασία στη διοίκηση της εταιρείας, τότε μπορεί να εμφανιστεί στον πελάτη. Αποδεικνύεται πιο γρήγορα - υπέροχο, απαιτεί περισσότερο χρόνο και λόγια - πρέπει να σκεφτείτε τι μπορεί να συντομευτεί και να απλοποιηθεί.
  Κάποτε είδα προσωπικά μια γραφική περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, φτιαγμένη σε ένα φύλλο μήκους 2 μέτρων (και αντίστοιχου πλάτους). Είναι εξαιρετικά δύσκολο να το κοιτάξεις και να καταλάβεις πού οδηγεί ποιο βέλος. Και προσωπικά δεν έχω ιδέα πώς να το εξηγήσω στον πελάτη.
  Θυμηθείτε ότι ένα άτομο αντιλαμβάνεται οπτικά μια συγκεκριμένη ποσότητα πληροφοριών, περιορισμένη, μεταξύ άλλων, από ένα συγκεκριμένο μέγεθος του φύλλου ή της οθόνης (αυτό οφείλεται στα χαρακτηριστικά της όρασης), καθώς και στον αριθμό των στοιχείων (τις δυνατότητες του ο εγκέφαλος είναι επίσης περιορισμένος). Ο πελάτης θα κατανοήσει μια απλή και συνοπτική επιχειρηματική διαδικασία απλά «παίρνοντας» το διάγραμμα με τα μάτια του. Πολύπλοκο και υπερκορεσμένο με λεπτομέρειες, θα πρέπει να μελετήσετε για περισσότερο από μία ώρα για να καταλάβετε τι εμφανίζεται εκεί. Πιθανότατα, ο επικεφαλής της εταιρείας, ο οποίος δεν είναι ειδικός στο έργο των μεμονωμένων τμημάτων και είναι επίσης περιορισμένος στον ελεύθερο χρόνο, απλά δεν θα μελετήσει ένα τόσο περίπλοκο σχέδιο και δεν θα καταλάβει την ουσία ακόμη και των πιο κερδοφόρες προσφορές.
• Χρήση γενικά αποδεκτών σημειώσεων.Δεν πρέπει να εφεύρετε τις δικές σας σημειώσεις και κανόνες. Χρησιμοποιήστε σημειώσεις που χρησιμοποιούνται σε όλο τον κόσμο. Έχω δει στα βιβλία ορισμένων εγχώριων συγγραφέων προσπάθειες να δημιουργήσουν το δικό τους σύστημα σημειογραφίας. Και, ειλικρινά, εξακολουθώ να μην καταλαβαίνω γιατί περιπλέκουν τη ζωή για τον εαυτό τους και τους αναγνώστες τους. Είναι όπως με μια γλώσσα - μπορείτε να βρείτε τη δική σας ιδιαίτερη γλώσσα, αλλά κανείς εκτός από εσάς δεν θα την καταλάβει. Και αν αποδειχθεί ότι είναι παρόμοια με τα υπάρχοντα, τότε μπορεί επίσης να προκύψει σύγχυση. Ή θα θεωρηθείς αναλφάβητος επειδή δεν ακολουθείς τους κανόνες γνωστές γλώσσεςχρησιμοποιήστε σημεία στίξης, κλίση λέξεων κ.λπ. Είναι το ίδιο με τις σημειώσεις - υπάρχουν ήδη καθιερωμένες, γνωστό στους ανθρώπουςκαι, εξίσου σημαντικό, διαισθητικές σημειώσεις. Έγιναν δημοφιλείς επειδή στη διαδικασία δημιουργίας και βελτιώσεων δοκιμάζονταν συνεχώς για απλότητα, σαφήνεια και ευκολία. Εάν χρησιμοποιείτε έτοιμες σημειώσεις, θα γίνετε κατανοητοί και αντιληπτοί ως ειδικός και οι ίδιοι οι κανόνες των σημειώσεων θα σας προστατεύσουν από λογικά λάθη. Προσωπικά προτείνω IDEF3 και BPMN 2.0.
• Όλοι οι συμμετέχοντες στην επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και να επισημαίνονται σαφώς.Και αυτό πρέπει να γίνει χωρίς τη χρήση υποσημειώσεων με αρίθμηση, σχολίων σε αντικείμενα γραμμής Swimm (ειδικές υποσημειώσεις) κ.λπ. Αυτό είναι συχνά το «αμάρτημα» εκείνων που τους αρέσει να δημιουργούν τα δικά τους σχέδια αντί να χρησιμοποιούν έτοιμες σημειώσεις. Σε ορισμένα μέρη τα ονόματά τους δεν ταιριάζουν, σε άλλα τους φαίνεται ότι ένα μακρύ όνομα στο σώμα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας θα ήταν άβολο. Ως αποτέλεσμα, είτε πρέπει να ψάξετε στις υποσημειώσεις για να μάθετε ποιος ακριβώς συζητείται, είτε οι δημιουργοί τέτοιων επιχειρηματικών διαδικασιών απλά ξεχνούν να υποδείξουν έναν από τους συμμετέχοντες.
• Περιγραφή που είναι σαφής στον καταναλωτή.Το πιο σημαντικό είναι ότι ο καταναλωτής σας, αυτός που θα διαβάσει αυτήν τη σημείωση, πρέπει γρήγορα και, ιδανικά, ακόμη και χωρίς την εξήγησή σας, να κατανοήσει την περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας.

Όλα τα άλλα εξαρτώνται μόνο από εσάς και τον καταναλωτή της περιγραφής της επιχειρηματικής διαδικασίας. Αν σας αρέσει πολύ η εφαρμογή διάφορα χρώματα(για βέλη ή αντικείμενα), νομίζω ότι αυτό είναι αρκετά αποδεκτό. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε σημειογραφία όχι μόνο στα εργαλεία που έχω προτείνει, αλλά σε οποιοδήποτε περιβάλλον βολικό για εσάς. Εάν η σημείωση ακολουθεί τους κανόνες που αναφέρονται παραπάνω και είναι σαφής στον καταναλωτή σας, έχετε δημιουργήσει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Και αυτή είναι πραγματικά μια περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας, επαγγελματική και βέλτιστη για εργασία.

Κοινοί μύθοι και παρανοήσεις

Μην «εφεύρετε ξανά τον τροχό»! Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε τις δικές σας σημειώσεις.

Συχνά οι άνθρωποι, αντί να μελετούν τα χαρακτηριστικά των υπαρχόντων σημειώσεων, σχεδιάζουν γραφήματα ελεύθερη μορφήσε διάφορα προγράμματα γραφικών.

Δεν συνιστώ να το κάνετε αυτό. Πρώτον, όταν χρησιμοποιείτε έτοιμα εργαλεία, δεν χρειάζεται να εφεύρετε τις δικές σας σημειώσεις και πρότυπα. Όλα εφευρέθηκαν πολύ πριν από εσάς. Ταυτόχρονα, οι τυπικές σημειώσεις είναι πραγματικά διαισθητικές, ευανάγνωστες και γνωστές σε πολλούς ανθρώπους. Δεύτερον, τα έτοιμα συστήματα (IDEF3, BPMN 2.0 κ.λπ.) έχουν καλά ανεπτυγμένη μεθοδολογία και αυστηρούς περιορισμούς. Μπορούν να γίνουν αντιληπτές ως γλώσσα προγραμματισμού και περιβάλλον εργασίας με αυτή τη γλώσσα. Εδώ απλά δεν θα μπορείτε να κάνετε πολλά λάθη και το ίδιο το περιβάλλον (περιορισμοί στο πρόγραμμα επεξεργασίας, αυτόματοι έλεγχοι) θα σας προστατεύσει από αυτό.

Μην συγχέετε τις περιγραφές των επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας και τις επιχειρηματικές διαδικασίες των συστημάτων πληροφορικής.

Πολλά αυτοματοποιημένα συστήματα, για παράδειγμα, το 1C ή το Zoho CRM, έχουν τις δικές τους οντότητες που ονομάζονται «επιχειρηματικές διαδικασίες». Αλλά αυτές οι οντότητες δεν έχουν καμία σχέση με τις επιχειρηματικές διαδικασίες που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο. Θεωρήστε τα «ομώνυμα», δηλ. οι όροι φαίνεται να ακούγονται το ίδιο, αλλά στην περίπτωσή μας είναι μια περιγραφή του έργου της εταιρείας και στα συστήματα πληροφορικής είναι το όνομα μιας ομάδας λειτουργιών και αναφορών.

Συνηθισμένο λάθος: Μια επιχειρηματική διαδικασία αναγκαστικά φέρνει αξία (κέρδος).

Άκουσα ακόμη και από διάσημους ομιλητές ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες πρέπει να είναι κερδοφόρες. Επιπλέον, είδα ακόμη και «ανάλυση σφαλμάτων» κατά τη δημιουργία μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, στην οποία δίνεται μεγάλη προσοχή στο γεγονός ότι το 70% των ενεργειών δεν έχουν καμία αξία.

Στην πραγματικότητα, οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι διαφορετικές. Το αποτέλεσμα ορισμένων θα είναι πραγματικά κέρδος, για παράδειγμα, οι άμεσες πωλήσεις. Σε άλλες περιπτώσεις, είναι δύσκολο να μιλήσουμε για την απόκτηση αξίας και γενικότερα για την αξιολόγηση των ενεργειών από αυτή τη σκοπιά. Για παράδειγμα, πώς μπορείτε να αξιολογήσετε τι αξία έχει η επιχειρηματική διαδικασία αποστολής αγαθών ή δημιουργίας και αποστολής φορολογικών δηλώσεων;

Πιστεύω ότι μια επιχειρηματική διαδικασία δεν φέρνει απαραίτητα αξία αν την κατανοήσουμε ως το άμεσο κέρδος της εταιρείας. Η εισαγωγή μιας προσέγγισης προσανατολισμένης στη διαδικασία και η εφαρμογή επιχειρηματικών διαδικασιών στοχεύουν περισσότερο σε κάτι άλλο - στη διατήρηση της αξίας, δηλ. επιτυγχάνοντας μεγαλύτερα αποτελέσματα με το ίδιο κόστος.

Είναι δυνατόν να δημιουργήσετε την τέλεια επιχειρηματική διαδικασία - πότε πρέπει να σταματήσετε;

Οχι. Η επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να είναι απλή, κατανοητή, βολική και ευανάγνωστη. Αλλά ποτέ δεν θα είναι τέλειο.

Όταν άρχισα να δουλεύω, πάντα μου φαινόταν ότι δεν δούλευα σε κάτι, ότι κάπου θα μπορούσα να τα καταφέρω καλύτερα. Και συχνά οι πελάτες μου ζητούσαν να περιγράψω λεπτομερέστερα και να περιγράψω λεπτομερέστερα αυτή ή εκείνη τη διαδικασία. Και αυτό το θεώρησα και μειονέκτημα μου.

Στην πραγματικότητα, με βάση όλα όσα περιγράφηκαν παραπάνω, η μοντελοποίηση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας είναι μια υπόθεση, μια δημιουργική διαδικασία. Από την άλλη πλευρά, κάποια στιγμή δεν ήξερα καν πώς να απαντήσω σε αιτήματα για να περιγράψω "αυτό" και "εκείνο". Όμως με την πάροδο του χρόνου, συνειδητοποίησα ότι το επιχειρηματικό μοντέλο δεν είναι απλώς δημιουργικότητα, αλλά ένα είδος διαλεκτικής διαδικασίας. Και η ίδια η δημιουργία μιας επιχειρηματικής διαδικασίας θα έχει πάντα τη δική της άρνηση. Εδώ αξίζει πραγματικά να προσεγγίσουμε το θέμα φιλοσοφικό σημείοόραμα. Και όταν δημιουργούμε μια επιχειρηματική διαδικασία, πρέπει να θυμόμαστε ότι δεν μπορούμε να καλύψουμε τα πάντα ταυτόχρονα, και επομένως θα είναι πάντα ατελής. Αλλά ταυτόχρονα, βάζουμε ήδη σε αυτό τι θα βελτιώσουμε στο μέλλον. Αξίζει να το προσεγγίσουμε αυτό απλώς ως γεγονός.

Η επιχειρηματική σας διαδικασία πρέπει να λύσει το πρόβλημα, να απαντήσει στην ερώτηση που εξετάζεται στο πλαίσιο του έργου. Όλα τα άλλα είναι θέμα μελλοντικής πιθανής συνεργασίας. Αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος που πρέπει να εξηγήσετε στους πελάτες γιατί δεν περιγράφετε λεπτομερώς ορισμένες διαδικασίες ή δεν σχεδιάζετε κάποια άλλη επιχειρηματική διαδικασία που σχετίζεται με αυτήν που συζητείται.

Μια επιχειρηματική διαδικασία (διαδικασία) είναι μια συνολική ακολουθία ενεργειών για τη μετατροπή των πόρων που λαμβάνονται από την είσοδο σε ένα τελικό προϊόν που έχει αξία για τον καταναλωτή στην έξοδο.

Χάρη σε αυτόν τον ορισμό, γίνεται σαφές ότι επιχειρηματικών διαδικασιώνυπάρχουν σε κάθε οργανισμό, είτε είναι επίσημος είτε όχι. Ο οργανισμός μπορεί να δεχθεί λειτουργική προσέγγιση στη διαχείριση, η οποία βλέπει μια εταιρεία ως ένα σύνολο τμημάτων, καθένα από τα οποία εκτελεί συγκεκριμένες λειτουργίες.
Σε αυτήν την περίπτωση, τα μεμονωμένα τμήματα επικεντρώνονται στην επίτευξη των δικών τους δεικτών, αλλά όχι πάντα στο τελικό αποτέλεσμα της εταιρείας, το οποίο μπορεί να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των τμημάτων και να επηρεάσει αρνητικά τη συνολική απόδοση της επιχείρησης. «βροντερό σύννεφο», με όρους Θεωρίες περιορισμών) μεταξύ των τμημάτων πωλήσεων και αγορών μιας εμπορικής εταιρείας. Για να αυξήσει τον κύκλο εργασιών, το τμήμα πωλήσεων απαιτεί την παροχή της υψηλότερης δυνατής ποικιλίας και τη διατήρηση σταθερής διαθεσιμότητας αγαθών στην αποθήκη, και το τμήμα προμήθειας αγοράζει μια στενή γκάμα προϊόντων σε μεγάλες ποσότητες, επειδή ο κύριος δείκτης απόδοσης του είναι η λήψη χαμηλότερης τιμής από το προμηθευτής για μείωση του κόστους - δεν έχει καμία σχέση με αύξηση του όγκου πωλήσεων της εταιρείας.

Πλεονεκτήματα της διαδικασίας προσέγγισης έναντι της λειτουργικής

Διαδικαστική προσέγγισηεξετάζει επιχείρηση ως σύνολο διαδικασιών- βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες, διαδικασίες ελέγχου (θέτοντας στόχους) και υποστηρικτικές. Βασικός επιχειρηματικών διαδικασιών- πρόκειται για διαδικασίες που κερδίζουν άμεσα χρήματα. Υποστηρικτικές - διαδικασίες χωρίς τις οποίες δεν μπορούν να υπάρξουν οι κύριες επιχειρηματικών διαδικασιών, αυτές είναι οι διαδικασίες παροχής ποικίλων πόρων.

Κάθε επιχειρηματική διαδικασία έχει:

• ο συγκεκριμένος στόχος του, υποδεέστερος του γενικού στόχου της εταιρείας·
• τον ιδιοκτήτη, ο οποίος μπορεί να διαχειρίζεται πόρους και είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση της διαδικασίας·
• πόροι;
• ποιοτικό έλεγχο και σύστημα διόρθωσης σφαλμάτων·
• σύστημα δεικτών διαδικασίας.

Το σύνολο όλων των ενεργειών για τη μετατροπή υλικών και πληροφοριών σε τελικό προϊόν για τον πελάτη ονομάζεται ροή αξίας. Ροή αξίαςΕίναι βολικό να το παρουσιάσετε γραφικά - με τη μορφή χάρτη επιχειρηματικής διαδικασίας. Η παρακάτω εικόνα δείχνει χάρτης επιχειρησιακών διαδικασιών της εταιρείας. Ο χάρτης σάς επιτρέπει να δείτε καθαρά τη ροή αξίας στο σύνολό της, να κατανοήσετε τη σειρά και τη διασύνδεση των διαδικασιών, καθώς και τις ευκαιρίες για βελτίωση.

Τεχνολογία περιγραφές επιχειρηματικών διαδικασιώνκάνει όλες τις λειτουργίες της εταιρείας διαφανείς και κατανοητές, σας επιτρέπει να αναλύετε τις λειτουργίες και να βρίσκετε προβλήματα σε αυτές που οδηγούν σε αποτυχίες. Το κυριότερο είναι ότι επιχειρηματικών διαδικασιώνμας επιτρέπουν να κατανοήσουμε την αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών τμημάτων: τι, σε ποιον και γιατί μεταφέρουν ή δέχονται σε κάθε στάδιο. Ως αποτέλεσμα, η προσέγγιση της διαδικασίας απλοποιείται σημαντικά προσαρμογή των νέων εργαζομένωνκαι μειώνει την εξάρτηση της εργασίας της εταιρείας από τον ανθρώπινο παράγοντα. Είναι σημαντικό να απλοποιηθεί το σύστημα διαδικασίας διαχείριση λειτουργικών εξόδων.

Διαθεσιμότητα ενός καλά ανεπτυγμένου συστήματα επιχειρησιακών διαδικασιώναπλοποιεί σημαντικά τη συμμόρφωση των δραστηριοτήτων της εταιρείας με τα πρότυπα ποιότητας ISO 9001:2015. Στο πλαίσιο της ένταξης της Ρωσίας στον ΠΟΕ, η συμμόρφωση της επιχείρησης με τα πρότυπα ISO 9001:2015 καθίσταται σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Εφαρμογή QMS στην επιχείρηση στην επιτακτικόςαπαιτεί τη δημιουργία και περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Ανάπτυξη επιχειρηματικής διαδικασίας

Σκεφτείτε τη σειρά ανάπτυξη επιχειρηματικής διαδικασίας. Πρώτα, πρέπει να δημιουργήσετε μια ομάδα εργασίας έργου από υπαλλήλους της εταιρείας. Συνήθως, μια ομάδα εργασίας δεν αρκεί. Στη συνέχεια, μια προσωρινή ομάδα τμημάτων πελατών και προμηθευτών μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής διαδικασίας εμπλέκεται στις δραστηριότητές της, τα οποία παρέχουν εισροές, εκροές και πόρους της επιχειρηματικής διαδικασίας.

Για να κατανοήσετε πώς λειτουργεί ένα σύστημα και για να διατηρήσετε την εμπειρία που αποκτήθηκε, καταγράψτε πρώτα πώς λειτουργεί πραγματικά η διαδικασία τώρα. Πρέπει να θυμόμαστε ότι ο σκοπός της περιγραφής είναι να εντοπίσει τις συνδέσεις μεταξύ των ενεργειών που έγιναν και όχι να καταγράψει τις πιο μικρές λεπτομέρειες. Να γιατί περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιώνΣυνιστάται η τυποποίηση χρησιμοποιώντας τυπικές φόρμες και χάρτες διαδικασίας.

Η περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας μπορεί να χωριστεί στις ακόλουθες ενότητες:

• Τυποποιημένες φόρμες επιχειρηματικής διαδικασίας
• Χάρτης επιχειρηματικής διαδικασίας
• Διαδρομές επιχειρηματικής διαδικασίας
• Πίνακες επιχειρησιακών διαδικασιών
• Διαγράμματα ροής επιχειρησιακών διαδικασιών
• Περιγραφή διεπαφών επιχειρηματικής διαδικασίας
• Βοηθητικές περιγραφές της επιχειρηματικής διαδικασίας
• Αναλυτική περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίας
• Τεκμηρίωση επιχειρηματικής διαδικασίας
• Προσδιορισμός δεικτών και δεικτών επιχειρηματικής διαδικασίας
• Κανονισμοί για την εκτέλεση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε κάθε στάδιο.

1. Τυποποιημένες φόρμες για την περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας

Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε ένα τυπικό δείγμα μιας τυπικής φόρμας για την περιγραφή μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Αυτό θα μας επιτρέψει να επιτύχουμε μια ενιαία προσέγγιση για την καταγραφή της διαδικασίας διαφορετικοί άνθρωποι, το οποίο στη συνέχεια θα διευκολύνει σημαντικά την ανάλυση της διαδικασίας.

2. Χάρτης επιχειρηματικής διαδικασίας

Χάρτης επιχειρηματικής διαδικασίας- γραφική αναπαράσταση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με τη μορφή διαγράμματος ροής. Λάβετε υπόψη ότι κάθε συμμετέχων στην επιχειρηματική διαδικασία έχει μια ξεχωριστή στήλη. Οι σειρές είναι χρονικά διαστήματα. Ένας ολοκληρωμένος χάρτης σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε τις λειτουργίες και να παρακολουθείτε τη διαδρομή των πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων της εταιρείας.

Στο στάδιο της κατάρτισης χάρτη επιχειρηματικών διαδικασιών, ο υπάλληλος που εκτελεί αυτή την εργασία δεν απαιτείται να έχει επάρκεια στον τομέα των περιγραφόμενων διαδικασιών επιχειρηματικής διαδικασίας. Καταγράφει μόνο τις γνώσεις των ερμηνευτών, τι και πώς κάνουν. Πρέπει να λάβετε απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Με ποιο έγγραφο τερματίζεται ο κύκλος εργασίας ώστε να μπορεί να ξεκινήσει από την αρχή;
• Σε ποιον δίνεται αυτό το έγγραφο;
• Τι προηγείται αυτού;
• Ποιος εμπλέκεται σε αυτή τη διαδικασία εντός και εκτός του οργανισμού;
• Ποιος δίνει την εργασία για να ξεκινήσει η διαδικασία;

Κατά τη σύνταξη ενός χάρτη επιχειρησιακών διαδικασιών, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον δημοφιλή τύπο ερωτήσεων 5W1H. Εν ολίγοις, αυτές είναι 5 ερωτήσεις W:

• Ποιος (ποιος εκτελεί αυτή την επέμβαση;)
  
• Γιατί; (Γιατί ή γιατί εκτελείται αυτή η επέμβαση;)
  
• Τι; (Τι είναι αυτή η επέμβαση;)
  
• Οταν; (Πότε πρέπει να γίνει αυτή η επέμβαση;)
  
• Οπου; (Πού γίνεται η επέμβαση;)
  

και μια ερώτηση Χ

• Πως; (Πώς εκτελείται αυτή η λειτουργία; Μπορεί να γίνει διαφορετικά ή να βελτιωθεί;).

Εάν ο χάρτης αποδειχθεί πολύ περίπλοκος, αυτό είναι ένα σημάδι ότι δεν υπάρχει σωστή τάξη στη διαχείριση του οργανισμού.

3. Διαδρομές επιχειρηματικής διαδικασίας

Σε πραγματικές επιχειρηματικές διαδικασίες, συχνά εμπλέκονται πολλά τμήματα μιας επιχείρησης. Είναι απαραίτητο να αναθέσουν ρόλους στη διαδικασία. Επιπλέον, υπάρχουν διακλαδώσεις και παράλληλες δράσεις. Επομένως, η αναπαράσταση με τη μορφή διαδρομών είναι πολύ βολική. Οι διαδρομές μας δίνουν ένα λογιστικό περίγραμμα της διαδικασίας - κίνηση υλικών, ανθρώπων, χρημάτων και ροών πληροφοριών. Τα διαγράμματα ροής χρησιμοποιούνται για την αποκρυπτογράφηση της λογικής πίσω από τις ενέργειες μιας ομάδας.

4. Πίνακες επιχειρησιακών διαδικασιών

Πίνακας (πίνακας) για την ανάλυση της αλληλεπίδρασης των διεργασιώνσας επιτρέπει να προσδιορίσετε τις πιο σημαντικές επιχειρηματικές διαδικασίες, να δημιουργήσετε τη σχέση τους και να αξιολογήσετε τον βαθμό επιρροής των διαδικασιών στη λειτουργία του QMS.

Ανάλυση αλυσίδας διεργασιώνανιχνεύει ότι ανταλλάσσονται πληροφορίες μεταξύ όλων των υποδιεργασιών. Η αλυσίδα των διεργασιών πηγαίνει από την επάνω αριστερή γωνία στην κάτω δεξιά. Εσωτερικές σχέσειςΟι "πάροχος-καταναλωτής" εμφανίζονται ως ορθογώνια που υποδεικνύουν τις απαιτήσεις για τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν νωρίτερα.

5. Σύνταξη διαγράμματος ροής επιχειρηματικής διαδικασίας

Το διάγραμμα ροής της διαδικασίας είναι οπτικό διάγραμμαολόκληρη η αλυσίδα σχέσεων μεταξύ όλων των συμμετεχόντων στην επιχειρηματική διαδικασία (καταναλωτές, προμηθευτές και εκτελεστές). Κατά τη διαδικασία σύνταξης ενός διαγράμματος ροής, τίθενται ερωτήσεις:

• Είναι η αξία από αυτήν την επιχειρηματική διαδικασία συγκρίσιμη με το κόστος εφαρμογής της;
• Πόσο ενσωματωμένο είναι με άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες;
• Μπορούν να εντοπιστούν άμεσα σφάλματα σε αυτήν την επιχειρηματική διαδικασία;
• Τι έχει γίνει για τη βελτίωση και τη διασφάλιση της ποιότητας αυτής της επιχειρηματικής διαδικασίας;

6. Περιγραφή των διεπαφών των επιχειρηματικών διαδικασιών

Είναι πιο δύσκολο να περιγραφούν οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης στις διεπαφές των επιχειρηματικών διαδικασιών. Μερικές φορές είναι πολύ δύσκολο να επιτευχθεί συμφωνία μεταξύ των ιδιοκτητών της διαδικασίας.

Αρχικά, γράψτε μια περιγραφή των εξόδων. Πρώτα, καταγράψτε τους στο μητρώο και, στη συνέχεια, καθορίστε τους δείκτες απόδοσης και τις τιμές που πρέπει να επιδιώξετε. Περιγράψτε τη διαδικασία μέτρησης αυτών των δεικτών. Εξετάστε τη δυνατότητα μετάβασης από αυτούς σε άλλους δείκτες απόδοσης που ενδιαφέρουν άλλους χρήστες.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια παρόμοια περιγραφή των εισόδων.

7. Υποστηρικτικές περιγραφές επιχειρηματικών διαδικασιών

Χρησιμοποιείται ως βοηθητική περιγραφή διαγράμματα διάταξης, διαγράμματα μίμησης, διαγράμματα Gantt και διαγράμματα δικτύου. Τα δύο τελευταία είναι βολικά στη χρήση για διαδικασίες διαχείριση έργου.

8. Αναλυτική περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών

Αναπτυγμένος περιγραφή της επιχειρηματικής διαδικασίαςμπορεί να είναι σε οποιαδήποτε μορφή βολική για την επιχείρηση, αλλά πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες βασικές διατάξεις:

• πλήρες όνομα της επιχειρηματικής διαδικασίας·
• κωδικός επιχειρηματικής διαδικασίας.
• ορισμός μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, αποκαλύπτοντας το κύριο περιεχόμενό της.
• σκοπός της επιχειρηματικής διαδικασίας·
• υπεύθυνος ιδιοκτήτης επιχειρηματικής διαδικασίας για μελλοντικός προγραμματισμόςεπεξεργάζομαι, διαδικασία;
• διευθυντής επιχειρηματικής διαδικασίας, υπεύθυνος για τη συνεχή διαχείριση της διαδικασίας·
• πρότυπα επιχειρηματικής διαδικασίας·
• εισροές επιχειρηματικής διαδικασίας (ροές που προέρχονται από το εξωτερικό και υπόκεινται σε μετασχηματισμό).
• εκροές επιχειρηματικής διαδικασίας (αποτελέσματα μετασχηματισμού).
• διαθέσιμοι πόροι για την επιχειρηματική διαδικασία·
• επιχειρηματικές διαδικασίες εσωτερικών και εξωτερικών προμηθευτών - πηγές εισροών.
• καταναλωτικές επιχειρηματικές διαδικασίες - χρήστες των αποτελεσμάτων της υπό εξέταση επιχειρηματικής διαδικασίας.
• μετρημένες παράμετροι διαδικασίας.
• δείκτες απόδοσης διεργασιών.

9. Τεκμηρίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας

Επιχειρηματικές διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο σύστημα QMS, υπόκεινται σε τεκμηρίωση. Η πιο βολική μορφή περιγραφής είναι μια διαδικασία. Μια επιχειρηματική διαδικασία μπορεί να περιγραφεί με μία ή περισσότερες διαδικασίες, ανάλογα με την πολυπλοκότητά της. Είναι βολικό να δημιουργήσετε μια ενιαία προβολή για να περιγράψετε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

10. Καθορισμός δεικτών και δεικτών της επιχειρηματικής διαδικασίας

Μια επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να χαρακτηρίζεται από ορισμένους δείκτες, ώστε να μπορεί να μετρηθεί η διαδικασία και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά της. Όλοι οι δείκτες περιλαμβάνονται σε 4 κύριες ομάδες:

• ποιότητα;
• χρόνος παράδοσης?
• ποσότητα;
• δικαστικά έξοδα.

Επιπλέον, συνηθίζεται να διακρίνονται ειδικές ομάδες - μια ομάδα δεικτών επιχειρηματικής διαδικασίας, μια ομάδα απαιτήσεων, μια ομάδα για να διασφαλιστεί η επιθυμητή ροή της διαδικασίας, μια ομάδα συστάσεων.

Ομάδα δεικτώνεπιχειρηματική διαδικασία δείχνει το βαθμό επίτευξης του στόχου.

Η ομάδα απαιτήσεων περιλαμβάνει:

• ανθρώπινο δυναμικό;
• υποδομή;
• συνθήκες περιβάλλοντος εργασίας.

Ομάδα για να εξασφαλίσει την επιθυμητή πρόοδο της διαδικασίας:

• πληροφορίες;
• οδηγίες για την εκτέλεση εργασιών ·
• χρόνος.

• χρηματοδότηση;
• επιμελητεία;
• προμηθευτές;
• συνεργάτες κ.λπ.

11. Κανονισμοί για την εκτέλεση επιχειρηματικής διαδικασίας

Μεγάλο Συνιστάται να επισημοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίεςμε τη μορφή χωριστού εγγράφου " Κανονισμοί για την εκτέλεση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας" Άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να επισημοποιηθούν με τη μορφή κανονισμών για τη μονάδα και τις περιγραφές θέσεων εργασίας.

Οι κανονισμοί θα πρέπει να περιλαμβάνουν απαιτήσεις για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον κύκλο Shewhart-Deming:

• προσδιορισμός των προγραμματισμένων δεικτών επιχειρηματικής διαδικασίας για την επόμενη περίοδο·
• ανάλυση από τον ιδιοκτήτη της επιχειρηματικής διαδικασίας των αποκλίσεων από την κανονική πορεία της διαδικασίας και την τεκμηρίωσή τους·
• ανάλυση της αποτελεσματικότητας των διορθωτικών μέτρων·
• δημιουργία εκθέσεων για τα ανώτερα στελέχη.

Ανάπτυξη και περιγραφή επιχειρηματικών διαδικασιών- το πρώτο βήμα στο δρόμο εφαρμογή του QMSστην επιχείρηση. Αυτό που περιμένει είναι συνεχής και επίπονη δουλειά για την κοινοποίησή τους σε όλο το προσωπικό, την ανάλυσή τους και, εάν χρειάζεται, την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών.

Στην εταιρεία μας, η οποία διαχειρίζεται κατασκευαστικά έργα για μεγάλες ενεργειακές εγκαταστάσεις, η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ιδιαίτερα σημαντική σήμερα για έργα και ομάδες έργων.

Κάθε έργο είναι μια νέα ομάδα, πολλά ενδιαφερόμενα μέρη και σχέσεις, οι δικές του ιδιαιτερότητες, υψηλός φόρτος εργασίας προσωπικού. Η διαχείριση έργου ορίζει το καθήκον της περιγραφής των διαδικασιών γρήγορα, απλά και ξεκάθαρα. Και φυσικά, θα πρέπει να λειτουργήσουν.

Έχοντας περιγράψει επιχειρηματικές διαδικασίες για αρκετό καιρό, προσπάθησα διαφορετικές τεχνικές, εργαλεία και πρότυπα. θα μοιραστώ μέθοδος,που χρησιμοποιώ σε Πρόσφατακαι ποιος έχει «ριζώσει» στην εταιρεία μας.

Ετσι, ορίζουν τη διαδικασία, που πρέπει να περιγραφεί. Περαιτέρω

- συναντηθεί με τον υπεύθυνο για τη διαδικασίακαι κύριοι συμμετέχοντες/ειδικοί (έως 3 άτομα).
- καθορίζουμε τα όρια της διαδικασίας, τους συμμετέχοντες, τις εισροές/εκροές, τα στάδια της διαδικασίας– τμήματα στα οποία χωρίζουμε τη διαδικασία και τα αποτελέσματα αυτών των σταδίων.
- καταλήγουμε σε συμφωνία και τελικά σχεδιάζουμε το ακόλουθο διάγραμμα διαδικασίας:

Περιγράφουμε κάθε μπλοκ (υποδιαδικασία). Για να το κάνουμε αυτό, χρησιμοποιούμε ένα γραφικό λειτουργικό μπλοκ διάγραμμα, το πρότυπο του οποίου είναι διαθέσιμο στο MS Visio:

Στην περιγραφή χρησιμοποιούμε τον ακόλουθο συμβολισμό:

Ως αποτέλεσμα, το διάγραμμα της διαδικασίας (σταδίου) μοιάζει με αυτό:

Το διάγραμμα δείχνει τους συμμετέχοντες στη διαδικασία, τις ενέργειες που εκτελούν και τη διάρκειά τους. Υποδεικνύουμε τα αποτελέσματα στα βέλη που συνδέουν τις ενέργειες.

Το διάγραμμα που σχεδιάστηκε στο MS Visio είναι η τελική έκδοση. Το όλο θέμα είναι στη δημιουργία του. Και το κύριο πράγμα εδώ είναι η συμμετοχή άμεσους συμμετέχοντεςεπεξεργάζομαι, διαδικασία.

Περιγράφουμε τη διαδικασία ως εξής:

1. Οργανώνουμε μια συνάντηση εργασίας συμμετεχόντων στη διαδικασία και εμπειρογνωμόνων.

2. Ετοιμάστε έναν «κολλώδη τοίχο», κάρτες Α5, μαρκαδόρους.

3. Διορίζουμε έναν συντονιστή που οδηγεί τη συζήτηση, γράφει και κολλάει κάρτες στον τοίχο.

4. Σημειώστε τις οριζόντιες γραμμές με κολλητική ταινία.

5. Αναγνωρίζουμε τους συμμετέχοντες στη διαδικασία, τους γράφουμε σε κάρτες και τις επικολλάμε στην αριστερή πλευρά του τοίχου στις κατάλληλες γραμμές.

6. Προσδιορίστε (επιβεβαιώστε) την είσοδο/έξοδο της διαδικασίας (κίτρινες κάρτες).

7. Χωρίζουμε τους συμμετέχοντες σε δύο ομάδες, κάθε ομάδα συζητά και γράφει σε κάρτες τις ενέργειες της διαδικασίας από την «εισαγωγή» στην «έξοδο». Απλώνει στο τραπέζι.

8. Με τη σειρά μας παίρνουμε μια κάρτα από κάθε ομάδα, ξεκινώντας από την «είσοδο» της διαδικασίας. Καθορίζουμε ποιος το κάνει και το κολλάμε στον τοίχο, συνδέοντάς το σε σειρά με κολλητική ταινία (αυτά είναι βέλη). Κατά τη διάρκεια αυτής της εργασίας, συμφωνούμε σχετικά με τη διατύπωση και τη χρήση διαφορετικών καρτών και φέρνουμε τους συμμετέχοντες σε ένα κοινό σχέδιο.

9. Περνάμε το διάγραμμα (διαβάζουμε), προσθέτουμε τις ενέργειες που λείπουν, κάνουμε ερωτήσεις στις ομάδες, καθορίζουμε τα αποτελέσματα των ενεργειών (γράψτε στα βέλη).

10. Φωτογραφίζουμε και τις στέλνουμε για ψηφιοποίηση.

Ως αποτέλεσμα, παίρνουμε ένα διάγραμμα στο MS Visio, όπως στο προηγούμενο σχήμα.

Όλη η περιγραφή εμείς τοποθετείται σε μία σελίδα– συμπαγές και καθαρό. Οι ενέργειες κάθε συμμετέχοντα περιγράφονται σε ξεχωριστή γραμμή, η οποία σας επιτρέπει να προσδιορίσετε γρήγορα τον ρόλο και τις λειτουργίες του στη διαδικασία.

Εάν η διαδικασία είναι περίπλοκη, οι ενέργειες απαιτούν εξήγηση ή είναι ασυνεπείς, προσθέστε σελίδα σχολίωνή γράψτε τα σε ελεύθερο χώρο σε πλαίσιο απευθείας στο διάγραμμα.

Το τελικό σχέδιο αποστέλλεται σε όλους τους συμμετέχοντες για έγκριση. Ο διαχειριστής του έργου (ή άλλος υπεύθυνος) το εγκρίνει, αποθηκεύεται στο άλμπουμ της διαδικασίας του έργου και γίνεται οδηγός δράσης.